هنگام اجاره یا خرید دفتر کار باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

• مقیاس
• چند متر مربع فضای کاری نیاز است؟ 
• دفتر کار چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
• ایده هایی برای یک دفتر کار کامل تر

یک دفتر کار در واقع مانند یک خانه است زیرا زمان زیادی را در آن سپری می کنند. قانون استانداردهای خاصی را برای ساخت فضاها، هندسه عملکرد کار، ساختار بصری و هر آنچه که مربوط به ایمنی در کار است، ارائه می دهد؛ اما قوانین زیبایی شناسی به سلیقه شخصی واگذار می شود، لذا این قوانین نیز باید بر اساس معیارهای دقیق تحقق یابد.

هنگام اجاره یا خرید دفتر کار باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

مقیاس:

بهتر است مقیاس پروژه و حجم فعالیت شرکت خود را در نظر بگیرید و بر اساس آن در نظر بگیرید که فضای کاری مورد نیاز شماست چقدر است. محاسبه صحیح متر مربعی که در محل کار جدید خود به آن نیاز داریم و نحوه توزیع چندان آسان نیست. لذا در ادامه به بررسی برخی از اندازه ها و ابعاد استانداردهای اداری می پردازیم.

چند متر مربع فضای کاری نیاز است؟

پاسخ این سوال ممکن است ساده به نظر برسد اما اینطور نیست؛ زیرا بهینه سازی فضایی کار پیچیده ای است و باید در هر سازمان بیشترین و بهینه ترین استفاده از فضا صورت گیرد تا کمترین هزینه پرداخت گردد.

حداقل اندازه یک فضای اداری بر اساس تعداد کارمندان و عملکردها متفاوت است؛ در مورد یک فضای باز، محیط به وضوح بزرگ است، اما به طور متوسط ​​یک ایستگاه کاری حداقل 4.5 متر مربع را اشغال می کند.

اگر یک دفتر کار به تنهایی برای تمام نیازهای اداری در نظر گرفته شده باشد، حداقل فضا به حدود 8.5 متر مربع افزایش می یابد، زیرا اغلب لازم است که بتوانیم فضایی برای پذیرایی از مشتریان و شرکا در دفتر داشته باشیم.

در مورد یک دفتر اجرایی، حداقل نیاز از 10 الی 12 متر مربع شروع می شود؛ حداقل ابعاد برای اتاقی که به عنوان دفتر استفاده می شود باید حداقل فاصله ای را برای عبور بین دو میز در نظر بگیرد که باید بین 60 تا 90 سانتی متر باشد.

به طور کلی معمولاً هر کارمند به حداقل 10 متر مربع فضا برای فعالیت و کار کردن نیاز دارد؛ بنابراین مجموع متر مربع فضای مورد نیاز شما حداقل حاصل ضرب 10 در هر یک از کارکنانی است که شرکت دارد.

در مورد شرکت هایی که نیروی دورکار دارند نیز باید گفت که دورکاری باعث شده است که یک کارمند بزرگ به فضای کاری بزرگ نیاز نداشته باشد. به این ترتیب، شرکت هایی با پرسنل بیش از میانگین می توانند خود را در مناطق تجاری مرکزی شهرهای بزرگ بدون نیاز به هزینه گزافی مستقر کنند.

دفتر کار چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

در یک دفتر کار نه تنها خود فضا مهم است، بلکه جادار بودن، سقف های بلند، پنجره های بزرگ و سایر ویژگی ها نیز قبل از اجاره یک دفتر کار باید در نظر گرفته شود. همچنین ضروری است که دفتر کار در مکانی با دسترسی خوب، نزدیک به مناطق تجاری تحت نفوذ شهری که در آن هستید، باشد. این امر سیالیت ارتباطات، شبکه و همچنین پس انداز در شرکت شما را تا حد زیادی تسهیل می کند.

در ادامه به ارائه ایده هایی می پردازیم که پس از انتخاب دفتر کار به شما کمک می کند دفتر کار کامل تری داشته باشید.

برای تجهیز یک دفتر کار، ابتدا توصیه می‌شود که ایده‌ای کلی از عناصر مختلفی که قرار است در دفتر قرار گیرند تجسم شود، از ابعاد صندلی‌های اداری گرفته تا میز کار و سایر مبلمان اداری. همچنین در نظر داشته باشید که فضای حرکت کارمند و فضای عبور در اطراف هر یک از این عناصر و مبلمان اداری نیز باید در محاسبات تقسیم فضای اداری لحاظ گردد.

7 مورد از لوازم اداری ضروری برای کسب و کار شما

ویژگی های یک میز اداری ایده آل

ایده هایی برای یک دفتر کار کامل تر:

1. فضای اداری خود را از ابتدا طراحی کنید:

مهم این است که علاوه بر معیارهای زیبایی شناختی خوب، در مورد مفید بودن 100% فضا نیز کاملاً آگاه باشیم، یعنی از قبل بدانیم که نیازهایمان برای تأمین بخش های مورد نیاز دفتر در یک روز چیست. در واقع فراتر از صندلی ها و کامپیوتر ها و مبلمان اداری، ما باید در مورد مکان های استراحت، محل کار، انبارها، اتاق های جلسات و غیره نیز فکر کنیم و در مورد نحوه تقسیم فضای اداری بین این بخش ها تصمیم بگیریم.

2. محل کار را از محل استراحت جدا کنید:

چه در خانه کار کنید و چه در دفتر، مهم است که قسمت های کار را از قسمت های استراحت جدا کنید تا هر یک از آنها بدون حواس پرتی، عملکرد خود را انجام دهند. یک فضای کاری با حواس پرتی باعث می شود ما بهره وری کاری کمتری داشته باشیم. همان طور که نباید در محل استراحت به کار کردن پرداخت.

3. اسناد و پرونده ها را روی میز کار قرار ندهید:

یک میز درهم و برهم، علاوه بر اینکه تصویر بدی به ما می دهد، ناخودآگاه ذهن ما را درگیر می کند. به هم ریختگی هرج و مرج ایجاد می کند و تاثیر خود را بر بهره وری می گذارد. مبلمان اداری شما باید فضای ذخیره سازی کافی داشته باشد، هم برای لوازم اداری و هم برای تمام کاغذهایی که معمولاً در محیط اطراف خود پراکنده می کنیم.

4. به نورپردازی توجه کنید:

یکی از موارد مهم و اساسی در تجهیز و انتخاب دفتر کار موقعیت ایستگاه کاری در داخل فضا با توجه به پنجره ها و تابش نور است؛ به منظور استفاده حداکثری از نور طبیعی و در نتیجه کار به راحت‌ترین حالت ممکن، کارمند باید نور را از کنار دریافت کند؛ بنابراین میز باید با سمت کوتاه موازی با پنجره‌ها قرار گیرد تا نور میز کار وی را روشن کند.

 بهتر است نور بر روی مانیتور کامپیوتر کارمندان نیفتد؛ اگر این امکان پذیر نیست، گزینه جایگزین این است که پنجره ها را پشت سر خود داشته باشید و از پرده ها و صفحه نمایش برای جلوگیری از انعکاس نور بر روی مانیتور استفاده کنید. همچنین مراقب باشید که میز کار را زیر کولر قرار ندهید، زیرا جریان هوا مستقیم به کارمندان برخورد می کند و می تواند مشکلات ناخوشایندی برای سلامتی آنان ایجاد کند.

اگر در محیط کار خود امکان استفاده از نور طبیعی را حتی به صورت غیر مستقیم ندارید می توانید از لامپ های LED برای روشنایی بخشی به محیط کاری خود بهره ببرید. به یاد داشته باشید که هرگز از چراغ های فلورسنت که سوسو می زنند و اغلب باعث خستگی بصری می شوند استفاده نکنید.

5. به نظم بیشتر توجه کنید:

زمانی که از نظم صحبت می کنیم به طور کلی به فضا اشاره می کنیم. به طور مثال می توانید کابل ها را پنهان کنید (هم به دلایل زیبایی و هم برای ایمنی)، سعی کنید محیط را بیش از حد با مبلمان اداری و عناصر دیگر شلوغ نکنید، بهتر است دیوارها را با دکوراسیون بیش از حد آشفته نکنید، از رنگ های ملایم و غیره استفاده کنید؛ و در نهایت اگر فضای اداری کوچکی دارید از مبلمان اداری کوچک تر و متناسب با فضا استفاده نمایید.