نکات ضروری برای ایجاد یک دفتر تجاری کارآمد

• فضا
• تجهیزات و مبلمان اداری
• روشنایی
• حریم خصوصی
• طراحی اداری مناسب
• ارگونومی
• رنگ های هارمونیک
• خلاص شدن از شر تجهیزات منسوخ شده
• بهبود کیفیت هوا

امروزه شرکت ها سعی می کنند تجربه منحصر به فردی را در اختیار کارکنان و مشتریان خود قرار دهند. آنها در تلاش هستند تا یک محل کار کارآمد ایجاد نمایند تا علاوه بر افزایش بهره وری و عملکرد کارکنان، در دراز مدت مجبور به تغییر طراحی و دکوراسیون اداری خود نباشند. بنابراین یکی از نتایج این نوع تفکر کاهش سطح استرس کارکنان و کمک به حفظ و انگیزه آنها برای انجام بهتر امور است.

راحتی کارمندان یکی از اهداف اصلی در هر دفتر تجاری موفق است؛ در ادامه به بررسی و ارائه نکاتی در ارتباط با چگونگی ایجاد راحتی و عملکرد بهتر دفاتر در شرکت ها و سازمان ها می پردازیم.

مهم ترین نکاتی که باید در هنگام طراحی دفتر خود به خاطر داشته باشید:

1.فضا:

اولین گام در طراحی یک دفتر تجاری ارائه صحیح حدود فیزیکی فضای کار است. در واقع فضا بر تمامی موارد در طراحی دفتر کار اولویت دارد.

قبل از شروع تصمیم گیری درمورد نحوه تقسیم بندی فضا در دفتر کار سوالات زیر را از خود بپرسید:

• چه فعالیت هایی در دفتر انجام خواهد شد؟
• چه نوع کاری باید انجام شود؟
• آیا این دفتر محل رفت و آمد مشتریان نیز خواهد بود؟
• تجهیزات  و مبلمان اداری مورد نیاز برای کار چیست؟ 
• آیا جلسات و  یا کنفرانس در دفتر برگزار خواهد شد؟
• دفتر شما یک مکان بزرگ است یا کوچک؟
• تعداد کارمندان شما حدودا چند نفر خواهند بود؟

با پاسخ به سوالات فوق قادر خواهید بود برنامه خود را برای توسعه دفتر کار تهیه کنید.

2.تجهیزات و مبلمان اداری:

سرعت و کارایی دو جنبه بحرانی در هر دفتری است. قبل از اینکه تصمیم بگیرید چگونه دفتر تجاری خود را طراحی و یا بازسازی کنید، بودجه ای را که قرار است برای تجهیزات و مبلمان اداری استفاده کنید را در نظر بگیرید.  

اگر محدودیت بودجه ندارید بهتر است برخی تجهیزات را بی سیم را انتخاب کنید، زیرا این امکان را به شما می دهد که انعطاف پذیر باشید. به عنوان مثال، کار با کامپیوتر از روی دسکتاپ، در وضعیت نشسته بر روی صندلی ممکن است اما با استفاده از لپ تاپ می توان در هر وضعیتی اعم از نشسته و یا ایستاده کار کرد. همچنین با استفاده از لپ تاپ می توان در فضا و بخش های مختلف دفتر تجاری و یا شرکت فعالیت نمود.

این تصمیم ساده می تواند توانایی خلاقانه شما در فکر کردن و حل سریع تر مشکلات را بهبود بخشد. تلفن یکی دیگر از عناصر اداری است که می توانید به صورت بی سیم از آن استفاده کنید؛ اگر به عنوان مدیر یک مجموعه نمی خواهید هیچ تماسی را از دست بدهید، بنابراین باید خطی داشته باشید که همیشه در دسترس باشد.. در این راستا حیاتی است که از تلفن های بی سیم برای پاسخگویی مداوم منشی استفاده کنید.

بهتر است بر روی سریع ترین تجهیزات موجود و کارآمد ترین مبلمان های اداری سرمایه گذاری کنید؛ بهره وری زمانی بالاتر خواهد بود که همه چیز بهتر کار کند.

9 ایده جذاب برای دکوراسیون اداری مطلوب تر

3- روشنایی:

روشنایی مناسب در هر دفتر کاریی ضروری است. بهترین حالت این است که نور تا حد امکان طبیعی باشد، بنابراین همیشه بهتر است دفتر تجاری خود را با پنجره انتخاب کنید که نور طبیعی داشته باشید.

اگر  در دفتر تجاری شما نور طبیعی وجود ندارد، لازم خواهد بود که یک سیستم روشنایی مناسب در دفتر ایجاد شود. به روزهای بارانی یا زود یا دیر هنگام روز فکر کنید. اگر دفتر شما در طبقه همکف باشد یا پنجره ای ندارد، به منابع نوری نیاز خواهید داشت که جای نور طبیعی را به خوبی پر کنند.

برای جلوگیری از کرنش چشم کارمندان مطمئن شوید که می توانید روشنایی و شدت هر منبع نوری را کنترل کنید.

نکات طلایی برای نورپردازی اداری

4- حریم خصوصی:

همانطور که همه می دانیم تمرکز در مکانی پر سر و صدا بسیار دشوار است؛ فضاهای مختلف دفتر تجاری شما بسته به فعالیتی که به آن اختصاص داده شده است، باید درجه ای از حریم خصوصی را ارائه دهند.

اگرچه هدفون ها می توانند در زمان های خاصی مفید باشند، اما تقریباً هیچ کسی نمی خواهد تمام طول روز مجبور به استفاده از آن ها برای تمرکز بیشتر بر روی وظایفش شود..

آرامش خاطر در یک دفتر می تواند مترادف با تمرکز و بهره وری باشد. برای ایجاد حریم خصوصی در یک دفتر تجاری استفاده از پارتیشن اداری معمولاً راهکاری بسیار عملی است، از آنجا که پارتیشن های اداری علاوه بر تقسیم فضا، می توانند حریم های خصوصی بصری و فیزیکی خوبی به وجود آورند، در بین سازمان ها از محبوبیت خاصی برخوردارند.

5- طراحی اداری مناسب:

داشتن یک طراحی سازمانی خوب نه تنها به معنای داشتن فضای کافی برای کار است، بلکه نیازهای ذخیره سازی اساسی را نیز پوشش می دهد.

سطح میز اداری نه تنها برای کار با کامپیوتر مفید است، بلکه محل اصلی خواهد بود که بخش عمده ای از حجم فعالیت کاری بر روی آن انجام می شود؛ میز کار محلی است که کارمند بیشتر اوقات را در پشت آن می گذراند. به همین دلیل، راه حل هایی برای سازماندهی درست میز کار به شما کمک می کند تا نظم دفتر تجاری خود را حفظ کنید و از انباشته شدن پرونده، کاغذها و مواد دیگر جلوگیری کنید.

برای نگهداری پرونده ها می توانید از فایلینگ اداری، کردنزا یا میزهای کار دارای کشو استفاده نمایید تا سطح میز همواره برای انجام امور فضای کافی داشته باشد.

6-ارگونومی:

سلامت، ایمنی و رفاه در دفتر تجاری به وضوح بستگی به کیفیت مبلمان اداری ای دارد که برای کار انتخاب می کنید. در زمان های اخیر تولیدکنندگان مبلمان به خصوص میز و صندلی های اداری به سمت طراحی متناسب با نیاز و ارگونومی کاربران پیش رفته اند.

 بهتر است برای جلوگیری از آسیب های فیزیکی کارمندان در دراز مدت از مبلمان اداری استاندارد و ارگونومیک استفاده نمایید. این گونه مبلمان ها علاوه بر تاثیر طولانی مدت، عملکرد روزانه کارمندان را نیز بهبود می بخشند زیرا کارمندان درگیر خستگی ناشی از میز و صندلی غیر استاندارد نمی شوند.

صندلی های اداری بخشی از مجموعه مبلمان اداری ضروری در فضای کار هستند. یک صندلی راحت، استاندارد و قابل تنظیم از خستگی ناشی از یک روز کاری تا حد زیادی جلوگیری می کند.

7-رنگ های هارمونیک:

برای تسهیل آرامش و تمرکز در یک دفتر تجاری، رنگ ها اهمیت دارند؛ چه رنگ مربوط به مبلمان اداری چه رنگ محیط و دیوارها. دیوارها باید رنگی باشد که وقتی صحبت از رفتن به محل کار می شود به شما انگیزه دهد و الهام بخش باشد . همچنین بهتر است هماهنگی و هارمونی رنگ های محیط را با بقیه مبلمان و عناصر دفتر تجاری خود حفظ کنید. سفید رنگی است که هرگز از مد نمی افتد و کمک می کند تا فضا تمیز و روشن به نظر برسد. رنگ آبی نیز در تمرکز نقش موثری دارد. اگر برخی جزئیات در دفتر تجاری به رنگ  قرمز و نارنجی باشند خلاقیت کارمندان افزایش خواهد یافت.

انتخاب پالت رنگی در طراحی داخلی و دکوراسیون اداری

8-خلاص شدن از شر تجهیزات منسوخ شده:

تجهیزات و لوازم اداری مانند لپ تاپ ها، کامپیوترهای شخصی، یخچال ها، و مایکروویوها نیاز به به روز رسانی و تعمیرات مکرر دارند. تجهیزات قدیمی به طور کامل کار نمی کنند و انرژی اضافی مصرف می کنند که این کار باعث افزایش مصرف برق و هزینه ها می شود. بنابراین بهتر است آنها را با تجهیزات سازگار با محیط زیست و کاملا کاربردی گواهی شده برای صرفه جویی در انرژی جایگزین کنیم.

زمانی که این تجهیزات منسوخ را دور می اندازید، مطمئن شوید که آن را به درستی دفع کنید. در صورت امکان با شرکت هایی تماس بگیرید که قطعات منسوخ شده را بازیافت می کنند و به عنوان یک شرکت مسئول عمل می کنند.

9-بهبود کیفیت هوا:

نصب یک سیستم تهویه با کیفیت خوب به طور قابل توجهی کارایی انرژی فضای اداری شما را بهبود می بخشد. این را به عنوان یک سرمایه گذاری بلند مدت در نظر بگیرید که در این صورت هوای قابل تنفس بیشتری را نیز برای کارکنان خود فراهم خواهید نمود. در صورت امکان یک سیستم تهویه مطبوع صرفه جویی در انرژی برای جلوگیری از هدر رفتن انرژی را انتخاب نمایید.