سازماندهی صحیح فضای کاری چه مزایایی دارد؟

• چرا فضای کاری خود را سازماندهی کنیم؟
• فضای کاری خود را برای یک فعالیت مبتنی بر دیجیتال تطبیق دهید
• یک طرح کاربردی برای چند وظیفه
• فضای ذخیره سازی اسناد و فایل های شرکت

اما چگونه فضای کاری خود را سازماندهی کنیم؟ در این مقاله نکاتی را ارائه می دهیم که به راحتی قابل اجرا هستند تا کارآفرینان و کارمندانی که در سازمان مهارت کمتری دارند بتوانند دفتر خود را به شکلی کاربردی راه اندازی کنند و با گذشت هفته های کاری این چیدمان را حفظ کنند.

چرا فضای کاری خود را سازماندهی کنیم؟

سرمایه گذاری در مبلمان اداری کاربردی که مخصوص فعالیت حرفه ای شما است از اهمیت زیادی برخوردار است. در واقع گاهی اوقات ممکن است وسوسه انگیز باشد که بخواهید از نصب یک قفسه اداری در محل های حرفه ای خودداری کنید، با این تصور که یک قفسه ساده در گوشه اتاق برای نگهداری اسناد و مواد مختلف مورد نیاز شما کافی است. مشکل اصلی این نوع سازماندهی عدم هماهنگی در مورد مفید بودن قطعات مختلف مبلمان اداری نصب شده در محل های حرفه ای است؛ بنابراین هنگامی که برای انجام یک کار به عنوان بخشی از فعالیت حرفه ای خود نیاز به دسترسی به یک سند یا تجهیزات دارید.

برای جلوگیری از اتلاف وقت برای جستجوی اسناد، پرونده‌ها یا سایر تجهیزات ضروری برای انجام فعالیت حرفه‌ای‌تان، به شما اکیداً توصیه می‌کنیم که بر روی برخی از مبلمان اداری ضروری برای یک فضای اداری سازمان‌یافته و کاربردی سرمایه‌گذاری کنید. در میان مبلمان اداری ضروری برای هر کارآفرینی که به افزایش بهره وری علاقه دارد، می توانید در موارد زیر سرمایه گذاری کنید:

• یک دفتر کلاسیک که به ویژه عمق مشخصی برای نصب تجهیزات ذخیره سازی مختلف برای فایل های اصلی، نامه ها و سایر اسناد شما ارائه می دهد که باید در اولویت قرار گیرند و پردازش شوند.
• یک یا چند مبلمان اداری ذخیره سازی متشکل از کشوهایی برای مرتب سازی اسناد و فایل هایتان بر اساس عملکرد.
• یک صندلی اداری چرخ دار که بدون اتلاف وقت برای بلند شدن و نشستن بر روی صندلی خود به فایلینگ های ذخیره سازی مختلف دسترسی پیدا می کنید.

مقالات مشابهی که می توانید دنبال کنید:

چگونه یک صندلی مناسب اداری انتخاب کنیم؟ (راهنمای جامع)

متریال مختلف برای میزهای اداری کدامند؟

فضای کاری خود را برای یک فعالیت مبتنی بر دیجیتال تطبیق دهید:

امروزه مشاغل آزاد از راه دور و دیجیتال در حال افزایش هستند. اگرچه اصل برای شروع دورکاری یا کارآفرینی اغلب وعده این است که می‌توانید در زمان‌هایی که برای شما مناسب است در جایی که می‌خواهید کار کنید، واقعیت این است که وجود یک فضای اداری برای افزایش بهره‌وری در فعالیت حرفه‌ای ضروری است. در واقع حتی اگر گاهی اوقات انجام برخی از کارهای حرفه ای روی کامپیوتر از روی مبل یا روی صندلی راحتی خود در باغ لذت بخش و آرامش بخش باشد، برخی از فعالیت ها نیاز به تمرکز بیشتری دارند. این فضای سازمان دهی شده کاری به شما امکان می دهد زمان خود را در حواس پرتی های احتمالی تلف نکنید؛ بنابراین راه اندازی یک فضای کاری به شما این امکان را می دهد که خود را منحصراً برای انجام وظایف حرفه ای شرطی کنید و در نتیجه تمرکز خود را از دست ندهید.

در واقع افرادی که عمدتاً با کامپیوتر کار می کنند، نیازی به فضای اداری متشکل از قطعات مختلف مبلمان ندارند، اما وجود یک میز کار  برای فعالیت حرفه ای آنها ضروری است. برای یک فعالیت حرفه ای که عمدتاً فعالیت کامپیوتری انجام می شود، یک میز کار با اندازه معمولی کافی است. انتخاب میز کار با عمق بیشتر از حد معمول ضروری نیست، به جز افرادی که در شخصی سازی فضای اداری خود مهارت دارند که در این صورت فضایی برای قرار دادن گیاهان سبز و قاب هایی از بهترین خاطرات آنها برای ایجاد انگیزه در افراد ضروری است. برای افراد مینیمالیست تر، صرف وجود کامپیوتر با فضایی برای چند دفتر خاطرات و اسناد برای کار در شرایط خوب کافی است.

البته لازم به ذکر است که این نوع فعالیت حرفه ای که عمدتاً از طریق رایانه کامپیوتر انجام می شود اغلب مستلزم حفظ وضعیت نشستن ثابت در مقابل میز کار است؛ بنابراین برای محدود کردن و جلوگیری از هر گونه مشکل کمر به دنبال یک وضعیت نشستن ثابت برای چندین ساعت در روز توصیه می‌شود روی یک صندلی اداری راحت و ارگونومیک سرمایه‌گذاری کنید. امکان تطبیق ارتفاع صندلی راحتی و تکیه‌گاه‌ها با مورفولوژی بدن افراد باعث می‌شود از تنش‌های غیرضروری در سطح عضلانی و مفصلی جلوگیری شود.

یک طرح کاربردی برای چند وظیفه:

برای کارمندان و کارآفرینانی که حرفه ای چند وظیفه ای دارند و به اقدامات مختلفی در طول روز نیاز دارند، ضروری است که فضای کاری خود را با در نظر گرفتن این وظایف مختلف سازماندهی کنند؛ بنابراین برای افرادی که نیاز به دسترسی آسان و سریع به اسناد و تجهیزات مختلف در طول روز دارند، میز کار بزرگ ضروری است. در این مورد، سطح کار بزرگی را انتخاب کنید که می تواند آزادانه مطابق با وظایفی که باید انجام دهید سازماندهی شود.

اگر مجبور هستید جلسات مختلفی را به عنوان بخشی از فعالیت حرفه ای خود سازماندهی کنید، چیدمان فضای جلسه این امکان را به شما می دهد تا با یک میز جلسه و صندلی های اداری مختلف چیده شده در اطراف میز کنفرانس، سازماندهی فضای کاری را بهینه کنید؛ بنابراین این فضای جلسه به هر یک از کارمندان شما اجازه می دهد تا اسناد و تجهیزات ضروری خود را برای بحث در دستور کار روی میز قرار دهند. از این نکته غافل نشوید که ضروری است که همه بتوانند فضای کاری کافی داشته باشند تا بتوانند به سرعت اسناد خود را بررسی کنند و در نتیجه به درخواست های مختلف کارمندان خود در زمان واقعی پاسخ دهند.

مشاهده بهترین میزهای کنفرانس محیط آرا 

فضای ذخیره سازی اسناد و فایل های شرکت:

چه یک فریلنسر، کارآفرین یا مدیر کسب و کار باشید، ذخیره تعداد معینی از اسناد ضروری خواهد بود. در واقع فقط ذخیره اجباری فاکتورهای مختلفی که برای مشتریان خود طی چندین سال صادر می کنید، اغلب مستلزم سازماندهی دقیق این فایل های مختلف است. علاوه بر این چندین سند مربوط به سفارش‌هایی که با تامین‌کنندگان شما ارسال می‌شود یا حتی اسناد اداری متعددی که بسیاری از متخصصان بدون پر کردن آن‌ها را انجام می‌دهند، مستلزم داشتن یک قطعه مبلمان اداری است که اجازه می‌دهد آن‌ها را بر اساس ارتباط عملکردشان مرتب و ذخیره کنید.

 پیشنهاد ما خرید فایلینگ یا بوفه اداری است تا بتوانید اسناد را به درستی نگهداری کنید و در مواقع نیاز به سرعت به آنها دسترسی داشته باشید. اگر برای اتاق مدیریت به دنبال کمدی برای ذخیره سازی اسناد هستید ما کردنزا را توصیه می کنیم. کردنزا علاوه بر اینکه یک مبلمان اداری برای نگهداری وسایل و اسناد می باشد، یک قطعه مبلمان مدرن است که زیبایی اتاق مدیریت را نیز دوچندان می کند. از سطح رویه این میز پایه کوتاه زیبا می توانید برای قرار دادن تندیس ها و قاب های دلخواهتان استفاده کنید.

بنابراین نصب یک یا چند کمد اداری به شما این امکان را می دهد که مثلاً در هنگام اظهارنامه به راحتی اسناد مالیاتی مختلف خود را بیابید و در نتیجه این لحظه را ناخوشایندتر از آنچه هست نکنید. اگر در طول سال‌ها فعالیت، شروع به جمع‌آوری تعداد معینی از اسناد نمودید، توسعه فضای ذخیره‌سازی برای اسناد مهم شرکت شما می‌تواند راه‌حلی باشد تا فضای شما بیش از حد شلوغ نشود.

مقالاتی که شاید برایتان جالب باشند:

چگونه می توان ارزش های شرکت را از طریق طراحی دفتر افزایش داد؟

9 ویژگی یک دفتر کار مدرن

چگونه مبلمان اداری بر شادی و رفاه کارمندان تاثیر می گذارد؟