تأثیر چیدمان اداری بر بهره وری کار

• طراحی اداری چیست؟
• طراحی دفتر و بهره وری
• طراحی دفتر و اهداف کسب و کار
• طراحی دفتر و محرک های تزئینی

طراحی اداری چیست؟

به طور خلاصه طراحی دفتر ایجاد فضایی است که فرایند کار را تسهیل می کند. طراحی یک دفتر کار مطلوب، بستری برای بروز خلاقیت، و انجام بهینه تروظایف و فعالیت های کاری ایجاد می کند.

احتمالاً طراحی دفتر اولین چیزی نیست که در کسب و کار تجاری و تجهیز دفتر به آن فکر می کنید، اما طراحی تأثیر زیادی بر رفتار در محل کار دارد. فضایی که در آن کار می کنید تأثیر قابل توجهی بر عملکرد موفق و دستیابی به اهداف یک کسب و کار دارد.

به فضای کاری که در حال حاضر در آن مشغول به کار هستید بیندیشید؛ آیا شما فقط یک مهمان هستید یا یک ناظر یا واقعاً احساس می کنید که یکپارچه با آن و بخشی از آن فضا هستید؟ اگر احساس می‌کنید مهمان هستید، کمتر میز کارتان را شخصی‌سازی می‌کنید که در این صورت کمتر قادر به تمرکز خواهید بود، احساس راحتی نمی کنید و نمی توانید تمام تلاش خود را برای انجام کاری صرف کنید.

از سوی دیگر، اگر احساس می کنید که به این فضای کاری یا آن دفتر تعلق دارید، احساس تعادل و آمادگی بیشتری برای انجام کارتان به شیوه ای روان تر خواهید داشت.

آخرین باری که اینقدر در کارتان غرق شدید که زمان بدون اینکه متوجه شوید گذشت، چه زمانی بود؟
عواملی مربوط به طراحی دکوراسیون داخلی اداری وجود دارد که به ایجاد فضای کاری مثبت کمک می کند و بهره وری کارمندان را افزایش می دهد از جمله: نور، رنگ، گیاهان، مبلمان، خلاقیت هنری و در نهایت طراحی محیط اداری.

در واقع، با طراحی مناسب محیط اداری، هم نیازهای کارمندان خود را برآورده می کنید، وهمزمان به پیشرفت تیم کاری خود در راستای تحقق اهداف کسب و کار کمک خواهید کرد.

چرا طراحی محیط کار مهم است؟

فضاهای کاری فیزیکی بر طیف وسیعی از عوامل ازجمله سلامت جسم و روان، اخلاق و رفتار کارکنان، میزان بروز خلاقیت، همکاری با سایرین، بهره وری کار و کیفیت دستیابی به اهداف تاثیرگذار هستند.

• طراحی دفتر و بهره وری:

طراحی ضعیف فضاهای کاری می تواند تأثیر منفی زیادی برفرایندهای  کار داشته باشد. بسیاری از متخصصان نشان می دهند که فضای کاری فعلی آنها تأثیر زیادی بر بهره وری آنها داشته است. با طراحی خوب دفتر کار می توانید با بهبود محیط کار، سطح بهره وری را در تیم خود افزایش دهید.

• طراحی دفتر و اهداف کسب و کار:

اهدافی که باید به آنها دست یابید یک انگیزه بسیار قوی است و می توان آن را از طریق طراحی دفاتر یا سایر فضاهای کاری تشویق کرد.

متعادل کردن اهداف مشترک کسب و کار با فعالیت های فردی انجام شده، ایجاد تعادل بین نیازهای فردی و جمعی یا احساس تعلق و نیاز به استقلال. شناخت دوگانگی‌های موجود در کار مشترک اداری امروزی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا تشخیص دهند که چه نوع محیطی برای آنها مناسب است و آن را شکل دهند. (سام گراو، مدیر برند جهانی هرمان میلر)

به این موضوع فکر کنید: هر چه زمان کمتری را صرف فکر کردن در مورد محیط کاری خود کنید، زمان بیشتری را صرف کار و احساس رضایت می کنید. طراحی عالی محیط کار سلامت روان را بهبود می بخشد و تمرکز روی کار را آسان می کند.

چگونه می توانید دفتر خود را برای بهره وری و رسیدن به اهداف کسب و کار طراحی کنید؟

قبل از شروع به طراحی محیط کار، سعی کنید همه چیز را تا حد امکان برنامه ریزی کنید؛ قبل از در نظر گرفتن طراحی دفتر و در نتیجه فضای کاری خود، به آنچه می خواهید برسید فکر کنید. تیم شما با چه چالش هایی مواجه است؟ چگونه فضا می تواند نیازهای افرادی که با شما کار می کنند را برآورده کند و چگونه ذهنیت و نحوه کار آنها را تغییر می دهد؟

مشاهده کنید که چگونه کارمندان، همکاران، تامین کنندگان و مشتریان شما از فضای فعلی استفاده می کنند و به این فکر کنید که دفتر شما چگونه باید تکامل یابد.

یک نظرسنجی آماده کنید تا بفهمید کارمندان چگونه کار می‌کنند و فعالیت‌هایی که در هر فضای فردی و مشترک رخ می‌دهد. سپس نتایج را بررسی کنید تا مراحل بعدی را مشخص کنید.

به خاطر داشته باشید که گاهی اوقات چیزی که کارمندان می خواهند، لزوماً چیزی نیست که آنها نیاز دارند. ممکن است نتوانید تمام خواسته های کارمندان خود را برآورده کنید؛ اما کل تیم باید احساس کنند که در این فرآیند مشارکت دارند و احساس کنند شنیده می شوند.

با شخصیت ها و سبک های کاری متفاوت کارمندان خود آشنا شوید:

برخی از افراد به فضاهای آرام نیاز دارند، برخی دیگر به فضاهای اشتراکی همکاری با همکاران خود نیاز دارند. بهتراست یکی از برنامه ریزی های شما ایجاد یک محل کار متعادل باشد.

به اتاق هایی با تخته سفید، میز کنفرانس و نور طبیعی برای جلسات پویا و همچنین کنج ها و فضاهای کوچک برای کسانی که به کمتر دیده شدن علاقه مند هستند فکر کنید. گزینه های ایستگاه کاری باز را با فضاهای کاری شخصی بسته تر مقایسه کنید.

بودجه خود را برای طراحی دفتر تعیین کنید:
وقتی طراحی (و یا بازسازی) دفتر خود را برنامه ریزی می کنید، باید تصور معقولی از آنچه باید خرج کنید و کجا باید خرج کنید داشته باشید و متناسب با آن برای طراحی، تجهیز دفتر و خرید مبلمان اداری اقدام کنید.

بسته به بودجه تان، ممکن است لازم باشد برای مدتی فقط برخی از وسایل اداری و مبلمان ضروری را در اولویت قرار دهید. از مهمترین نیازها شروع کنید و به تدریج بقیه را اضافه کنید. برای آشنایی با نحوه انتخاب و خرید مبلمان اداری و میز اداری می توانید مقالات زیر را مطالعه بفرمائید.

نکات کلیدی برای انتخاب مبلمان اداری

انتخاب مبلمان متناسب با کار و زندگی

طراحی دفتر و محرک های تزئینی:

همه ما طبق طبیعت برنامه ریزی شده ایم تا به محرک های خاصی پاسخ دهیم. همانطور که فضای جدید خود را طراحی می کنید، با استعدادهای بیولوژیکی و اجتماعی افرادی که تیم اداری شما را تشکیل می دهند کار کنید، نه بر ضد آنها. برای مثال توجه به عوامل زیر می تواند ایده بسیار مناسبی برای طراحی دفتر باشد:

- در طراحی اداری نورپردازی کارآمد داشته باشید:

 نورپردازی یکی از مهم ترین عوامل در ایجاد یک طراحی اداری بهینه است. نور بر بسیاری از جنبه های زندگی کاری تاثیر می گذارد. از بهره وری تا سلامت روان و ایمنی در محیط کار دانستن اینکه چه نوع نورپردازی اداری برای یک فضای خاص مناسب است، می تواند تفاوت را ایجاد کند.

 نور طبیعی عامل جدایی ناپذیر تنظیم ریتم شبانه روزی بدن است و خلق و خوی کارمندان را بهبود می بخشد. نور گرم می تواند آرامش بخش تر و جذاب تر باشد. در حالی که نور سردتر می تواند خستگی را کاهش دهد و همکاری را تشویق کند.

- اهمیت رنگ ها در دکوراسیون و طراحی اداری:

رنگ محیط می تواند خلق و خوی ما را تغییر دهد و واکنش های فیزیکی متفاوتی در افراد ایجاد کند. رنگ های ملایم و کم رنگ تاثیر متفاوتی نسبت به رنگ های قوی و پرانرژی دارند. رنگ‌های طبیعی مانند سبز و آبی می‌توانند کارایی و تمرکز را بهبود بخشند، در حالی که رنگ‌های گرم‌تر می‌توانند تفکر و خلاقیت را تحریک کنند.

به این فکر کنید که در هر فضا چه نوع کاری انجام می شود. از رنگ مناسب استفاده کنید و آن را با لوگوی شرکت خود ترکیب کنید.

- اهمیت حضور گیاهان در محیط کار:

وجود گیاهان در دفتر یک راه شگفت آور قدرتمند برای بهبود فضای کاری است. گیاهان استرس را کاهش می دهند، هوا را تمیز می کنند و حتی به کاهش سطح سر و صدا کمک می کنند. برای مطالعه بیشتر در مورد پیامدهای وجود گیاهان در محیط اداری، مقاله اعجاز گل و گیاه در محل کار را مطالعه بفرمائید.

- به کارمندان اجازه دهید فضای کاری خود را در دفتر شخصی سازی کنند:

وقتی افراد بتوانند بخشی از لوازم خود را با خود به دفتر ببرند، بهره وری بیشتری دارند. این مورد برای دکور اداری، لباس و حتی اشیاء و ابزار اداری صدق می کند. با دعوت از آنها برای آوردن شخصیت خود به فضای کاری شما، همدلی را در محیط کاری بیشتر کنید.

اگر در زمینه طراحی دفتر یا دکوراسیون اداری تجربه ای دارید در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.