چطور برنامهریزی کنیم و به آن متعهد باشیم؟
آیا تا به‌حال برایتان پیش آمده که به پایان روز برسید و به این فکر کنید که «من تمام روز چه‌کار کرده‌ام؟» آیا گاهی اوقات احساس می‌کنید از یک بحران به بحران دیگر می‌روید و زمانی برای تمرکز روی اولویت‌های خود ندارید؟ اگر پاسخ سؤالات مثبت است، در ادامه مقاله همراه ما باشید تا از تکنیکهای ارائه شده در برنامهریزی فردی و شغلی خود استفاده کنید.
- برنامهریزی چیست؟
- برنامهریزی شغلی از نظر زمان
- برنامه‌ریزی‌های سازمانی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشند؟
- پنج مرحله جهت کارآمد کردن برنامه‌ریزی‌های سازمانی
- هفت نکته برای برنامهریزی روزانه کاری و فردی
برنامهریزی چیست؟
فرآیند تصمیمگیری و تفکر در رابطه با فعالیتهای موردنیاز جهت رسیدن به هدف است. درواقع با برنامهریزی برای زمان و چگونگی انجام کارها از قبل تصمیم می‌گیریم.
آلن لاکین متخصص مدیریت زمان در تعریف برنامهریزی می‌نویسد: برنامهریزی آوردن حال به آینده است تا شما بتوانید همین حالا کاری را انجام دهید. به عقیده هاین، برنامهریزی عملکردی است که از قبل تعیین می‌نماید که کدام کارها باید انجام شوند. این عملکرد شامل تصمیمگیری برای انتخاب اهداف، برنامه‌ها، سیاست‌ها، شیوه‌ها و سایر راه‌های رسیدن به اهداف است.
برنامهریزی شغلی از نظر زمان شامل سه دسته است:
- برنامهریزی بلندمدت (شامل طرح‌ها و اهداف سال‌‌های آتی سازمان)
- برنامهریزی میانمدت (شامل طرح‌ها و اهداف فصلی یا شش ماه سازمان)
- برنامهریزی کوتاهمدت (شامل طرح‌ها و اهداف ماهانه، هفتگی و حتی روزانه سازمان)
برنامه‌ریزی‌های سازمانی چه ویژگی‌هایی باید داشته باشند؟
- همه‌جانبه باشد و تمام سطوح مدیریتی را در بر بگیرد.
- از بین گزینه‌های موجود، بهترین مسیر را برای رسیدن به هدف نشان دهد.
- مستمر باشد و مخصوص به دوره‌ای خاص نباشد.
- اعضای سازمان را در مسیر صحیح رسیدن به اهداف قرار دهد.
- نه‌تنها اهداف، بلکه سیاست‌ها، تصمیم‌ها و راه‌های رسیدن به اهداف را مشخص کند.
- زمانبندی داشته باشد و برای دوره خاصی انجام شود.
- بین وظایف کارمندان هماهنگی ایجاد کند و فعالیت‌ها را به نحو مناسبی ادغام کند.
5 مرحله جهت کارآمد کردن برنامه‌ریزی‌های سازمانی:
1. سیستم‌‌های داخلی مناسب ایجاد کنید:
در زمان برنامهریزی مدیریت باید سیستمی ایجاد نمایید که موانع رسیدن به اهداف بسیار کم باشد و همان موانع کم نیز پیش‌بینی شده باشد. مدیریان در تمامی سطوح می‌بایست آموزش دیده باشند و با روند برنامه آشنا باشند تا بتوانند با مشورت دهی و راهنمایی کارمندان، اهداف و فعالیتهای خود را برنامهریزی کنند. در این بین فراهم آوری منابع فنی و مالی برای تحقق وظایف کارمندان امری است که نباید از آن غافل شد.
2. تشویق و انگیزه دهی برای مشارکت گسترده‌تر داشته باشید:
برنامهریزی بلندمدت برای سازمان معمولاً توسط مدیران سطح بالا و مالکان انجام می‌گیرد اما اجرای آن توسط مدیران و کارشناسان خواهد بود. یکی از تکنیکهای مؤثر در برنامهریزی سازمانی این است که مدیران و کارشناسان نیز درگیر برنامهریزی شوند. برنامه ریزی مشارکتی باعث میشود کارکنانی که از فعالیتهای اجرایی و زمان‌بندی‌ها آگاه هستند پیشنهادات و نظرات خود را در روند برنامهریزی اعلام کنند.
3. اهداف و زمانبندی منطقی داشته باشید:
گاهی اوقات بلندپروازی در برنامهریزی باعث شکست و عدم موفقیت برنامهریزی میشود. اگر قرار است برنامه‌ای نیمه‌تمام بماند بهتر است از ابتدا مانع بروز این اتفاق شده و در آن بازنگری شود؛ بنابراین در انتخاب اهداف به‌خصوص در برنامهریزی کوتاهمدت و میانمدت بهتر است منابع فنی، مالی، انسانی موردنیاز و هم‌چنین زمان پیش‌رو به‌درستی سنجیده شود و بعد تصمیمگیری انجام شود.
4. ادغام و هماهنگی برنامه‌های کوتاهمدت و بلندمدت:
برنامه‌های کوتاهمدت می‌توانند گام‌های کوچکی برای رسیدن به اهداف بلندمدت باشند؛ درواقع برنامه‌های بلندمدت به چند برنامه کوتاهمدت تقسیم می‌شوند تا راه رسیدن به آن‌ها روشن‌تر شود؛ بنابراین مدیران می‌توانند با ادغام اهداف کوتاهمدت و بلندمدت به هر دو هدف به‌طور مؤثر دست یابند
5. انعطاف‌پذیر و تغییر پذیر کردن برنامه‌ها:
برنامهریزی باید برای وقایع پیش‌بینی نشده درون و برون سازمانی آماده باشد؛ هر طرحی باید به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا در صورت ایجاد تغییرات جدید، کل برنامهریزی تحت تأثیر قرار نگیرد. برای رسیدن به این هدف باید آلترناتیوهای جایگزین و استراتژی‌های احتمالی وجود داشته باشد.
7 نکته برای برنامهریزی روزانه کاری و فردی:
در ادامه 7 نکته برای برنامهریزی کاری ارائه خواهد شد تا با استفاده از آن‌ها بهترین برنامهریزی کوتاهمدت و یا روزانه شغلی و فردی را برای استفاده از زمان خود انجام دهید.
1. برنامه روزانه خود را بنویسید:
یکی از مهم‌ترین نکات در برنامهریزی نوشتن برنامه است، وقتی برنامه‌ای نوشته میشود، درواقع ما برای عمل به آن بیشتر مقید می‌شویم. نوشتن باعث میشود ذهن ما ناخودآگاه درگیر تلاش برای به واقعیت رساندن آن برنامهریزی شود.
عمل نوشتن برنامهریزی را روزانه انجام دهید؛ کارهایی که باید انجام شود را لیست کنید هم‌چنین مهلت زمانی و اولویت‌ها را نیز در نظر بگیرید مثلاً اگر کاری حتماً باید در یک تاریخ معین انجام شود و روزهای آتی فرصتی برای انجام آن نیست باید در اولویت قرار بگیرد. می‌توانید در کنار هر لیست یک چک باکس قرار دهید تا بعد از انجام کارها، چک باکس را تیک بزنید.
فرقی نمی‌کند نوشتن روی کاغذ انجام گیرد یا به‌صورت دیجیتال و یا با استفاده از نرمافزارهای مدیریت پروژه انجام گیرد، مهم این است که با نوشتن برنامه لیست کارها را می‌دانید، آن‌ها را به ترتیب اولویت انجام می‌دهید و در برابر آن احساس مسئولیت می‌کنید. البته این نکته را به خاطر داشته باشید که اگر از نرم‌افزار برای برنامهریزی استفاده می‌کنید یا به‌صورت دیجیتال برنامه‌تان را ثبت می‌کنید، سر زدن به لیستتان را فراموش نکنید.
از نرمافزارهای مفید در این زمینه می توان به نرم‌افزار To do list و Microsoft to do اشاره نمود. این نرم‌افزارها هم برای مدیریت پروژه و هم تعیین اهداف و پیگیری آن‌ها استفاده می‌شوند.
https://farsroid.com/todoist-to-do-list-task-list
https://todo.microsoft.com/tasks/
2. هر روز در زمان معینی برنامهریزی کنید:
یکی از عادت‌های خوب در برنامهریزی، انجام برنامهریزی در زمان معین است. مثلاً اگر صبح‌ها این کار را انجام می‌دهید سعی کنید به زمان مقید باشید و هر روز صبح برنامه‌تان را بنویسید. برخی افراد عادت دارند شب‌ها قبل از خواب برنامه کاری روز بعدشان را لیست کنند؛ بسته به ساعت زیستی خودتان، می‌توانید صبح، شب یا هر زمان دیگری از روز را به این کار اختصاص دهید.
3. طوفان فکری ایجاد کنید:
Brainstorming یا طوفان فکری فرآیند تولید ایده و تفکر آزاد است، فارغ از اینکه درگیر محدودیت‌هایی از قبیل «آیا این ایده خوب است یا بد؟» شویم. طوفان فکری یا بارش ذهنی، یکی از تکنیکهای بسیار مؤثر برای تولید ایده خلاقانه برای حل مسئله است.
برنامهریزی طوفان فکری به این صورت است که همه کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید را لیست کنید فارغ از اینکه حتماً امروز انجام میشود یا خیر. به این فکر کنید که به چه کسی باید ایمیل بزنید یا با چه کسی باید تماس بگیرید و آیا از برنامه روزهای قبل کاری انجام‌نشده باقی مانده یا خیر؟
4. لیست وظایف خود را بین زندگی شخصی و شغلی تقسیم کنید:
معمولاً زمان برنامهریزی دوست داریم کار بیشتر انجام دهیم تا احساس رضایت بیشتری از خودمان داشته باشیم؛ اما واقعیت این است که برنامه‌ریزی‌ای که جایی برای زندگی شخصی نداشته باشد و تمام روز شما را درگیر مشغله‌های کاری باشد، دوامی نخواهد داشت و خیلی زود پایبندی خود را به برنامه از دست می‌دهید؛ بنابراین بهتر است در برنامهریزی، بخش کاری و زندگی فردی را جدا کنید. زمان مختص به هر بخش برنامهریزی را با توجه به صلاح‌دید خودتان تقسیم کنید؛ ممکن است یک روز پرمشغله‌تر باشید و زمان بیشتری را به کار اختصاص دهید. مهم این است که در برنامه‌ریزی‌تان سهمی برای تفریح و انجام امور شخصی و ارتباط با خانواده در نظر داشته باشید.
5. دو کار مهمی را که باید امروز انجام شود، انتخاب کنید:
یک مورد از لیست برنامهریزی کاری و یک مورد از لیست زندگی شخصی را برای انجام انتخاب کنید. این کارها نباید سخت‌ترین وظایف شما یا کارهایی باشند که انجامشان زمان زیادی نیاز دارد بلکه این کارها اموری هستند که برای رسیدن شما به اهدافتان در بلندمدت بسیار مهم هستند؛ اموری که نیروی محرکه هستند. به‌این‌ترتیب اگر بنا بر هر دلیلی آن روز موفق به پایبندی به برنامه‌تان نبودید، خیالتان آسوده است که یک گام به اهداف بلندمدتتان نزدیک‌تر شده‌اید؛ بنابراین در اولین فرصت هرروزه برای این دو کار مهم زمان بگذارید و آن‌ها را انجام دهید.
6. برخی وظایف سریع را در لیست برنامهریزی قرار دهید:
تمام کارهایی که در برنامهریزی شغلی و فردی خود در نظر می‌گیرید نباید یک پروژه بزرگ باشند. اگر انجام کاری حتی 10 یا 15 دقیقه وقت شما را می‌گیرد، باید در لیست قرار بگیرد. درواقع این نوع دسته‌بندی برای این است که یک در کارهای روزمره تعادل ایجاد شود و فقط امور سخت و پروژه‌های سنگین انجام نشود. کارهای سریع برای زمانی که انرژی‌‌‌‌تان کم هست عالی هستند. زمانی که از انجام پروژه‌های وقت‌گیر خسته شده‌اید می‌توانید در زمان بازیابی انرژی، پروژه‌های سبک‌تر و سریع‌تر را انجام دهید. یکی دیگر از مزایای اضافه نمودن آیتم‌های سریع به برنامهریزی این است که اگر متوجه شدید که از زمانبندی برنامه عقب هستید، به‌راحتی می‌توانید چند مورد از این آیتم‌ها را حذف کنید و به زمانبندی موردنظرتان برسید.
7. به لیست‌های خود مراجعه کنید:
یکی از روش‌‌های مؤثر در مدیریت زمان، مراجعه به لیست برنامهریزی و نظارت بر انجام امور است. بهتر است لیست خود را درجایی نگهداری کنید که در طول بتوانید به آن دسترسی داشته باشید. هم‌چنین اگر برنامهریزی را به‌صورت الکترونیکی انجام می‌دهید یادتان بماند که مراجعه به لیست را فراموش نکنید.
سوالات متداول
برنامه ریزی به تعبیر ساده یعنی فعالیت هدفمند زمان دارشده؛ برنامهریزی فرآیند تصمیمگیری و تفکر در رابطه با فعالیتهای موردنیاز و زمان بندی انجام آن ها جهت رسیدن به اهداف است.
برای استفاده بهینه از زمان و انرژی خود و دستیابی به اهداف در چارچوب های زمانی تعریف شده، باید برنامهریزی داشته باشیم.
برنامهریزی از نظر زمانبندی به سه دسته بلندمدت، میانمدت و کوتاهمدت تقسیم میشود که در هر کسب و کار چارچوب های زمانی هریک می تواند متفاوت باشد؛ مثلا برنامه ریزی کوتاه مدت می تواند بازه های زمانی روزانه، هفتگی و ماهانه را در بر گیرد، برنامه ریزی میان مدت می تواند بصورت فصلی یا شش ماهه انجام شود و برنامه ریزی بلندمدت برای سال های آتی انجام شود.
اشتراک گذاری