فایلینگ اداری؛ با یک تیر چند نشان بزنید

• چرا به فایل اداری نیاز داریم؟
• هدف از به‌کارگیری فایلینگ اداری
• جنس فایل‌های اداری
• انواع فایلینگ اداری از لحاظ کاربرد
• یک فایل اداری خوب چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟
• چند راهکار برای سازماندهی یک سیستم فایلینگ
• کلام آخر

چرا به فایل اداری نیاز داریم؟

ثبت صحیح رسیدها و فاکتورها یکی از کارهای مهمی است که یک کسب و کار می‌تواند برای امنیت مالی خود انجام دهد. یک سیستم بایگانی نامرتب و به‌هم ریخته می‌تواند در زمان حسابرسی مالیاتی، وضعیت شرکت را به خطر بیاندازد. اگر زمانی که تخت بازرسی مالیاتی قرار گرفتید نتوانید مدارک و فاکتورهای مورد نیاز را به موقع ارائه دهید، ادعاهای شما رد می‌شود و اظهارنامه مالیاتی شما مجددا بررسی می‌شود. بسته به نوع کسب و کارتان گاهی اوقات نیاز است تا سال‌ها این مدارک را حفظ و نگهداری کنید.

اکثر مردم به سرمایه‌ای که هنگام سرمایه‌گذاری در سیستم‌های بایگانی پس انداز می‌کنند فکر می‌کنند اما طبق آمارها زمانی که شرکت‌ها صرف جستجوی فایل‌های نامرتب و به‌هم ریخته می‌کنند به شش هفته در سال می‌رسد.(منبع 1) بنابراین سرمایه‌ای که صرف فایلینگ اداری و سیستم بایگانی منظم می‌شود به هدر نمی‌رود و در دراز مدت وقت و انرژی شما ذخیره می‌گردد.

هدف از به‌کارگیری فایلینگ اداری:

مهم‌ترین کارکرد فایل‌های اداری، ایجاد نظم در محیط و بهینه‌سازی فضا است. فایلینگ‌ مانند کردنزا در متریال‌های مختلف و طرح‌های متفاوت طراحی می‌شود تا مدارک و اسناد اداری را نگهداری کند.

جنس فایل‌های اداری:

فایل‌های اداری می‌توانند در متریال‌های مختلفی از جمله موارد زیر تولید شوند:

• فایل اداری شیشه‌ای
• فایل اداری چوبی ( MDF)
• فایل اداری آلومینیومی
• فایل اداری ترکیبی

فایل اداری شیشه‌ای:

فایل‌های اداری شیشه‌ای همانطور که از نامشان مشخص است از متریال شیشه برای ساخت آن‌ها استفاده شده است. فایل‌های شیشه‌ای ظاهری زیبا دارند و جلوه‌ای لوکس و مدرن به محیط می‌بخشند.

فایل اداری چوبی ( MDF):

فایل ای اداری چوبی از ورق‌های MDF ساخته می‌شوند. مدل چوبی فایل‌های اداری نسبت به بقیه مدل‌ها قیمت بالاتری دارد و دلیل آن چوبی است که فایل از آن تهیه می‌گردد. فایل‌های چوبی برای دکوراسیون‌های کلاسیک انتخاب بسیار مناسبی هستند.

 فایل اداری آلومینیومی:

فایل‌های اداری آلومینیومی مقاومت مکانیکی بالاتری نسبت به بقیه انواع فایل‌ها دارند و در برابر ضربه استحکام خوبی دارند. از نظر وزن نیز فایل اداری آلومینیومی در مقایسه با دیگر فایل‌ها سبک‌تر است به همین دلیل جابه‌جایی آن‌ها آسان‌تر است.

فایل اداری ترکیبی:

در طراحی فایل اداری ترکیبی از دو یا چند متریال استفاده شده است. مثلا فایل از شیشه و چوب ساخته شده است.

انواع فایلینگ اداری از لحاظ کاربرد:

فایلینگ‌های اداری از لحاظ کاربرد به دو دسته زیر تقسیم می‌شوند:

• فایلینگ جهت قرار دادن وسایل و یا زونکن
• فایلینگ جهت قراردادن پوشه فنردار

فایلینگی برای نگهداری پوشه فنردار استفاده می‌شود می‌تواند ثابت و یا چرخ‌دار باشد. یکی از قابلیت‌های جذاب این فایلینگ که سبب بهینه‌سازی فضا می‌گردد اینست که فایلینگ می‌تواند داخل فضای میز قرار گیرد. به این ترتیب هم دسترسی به آن آسان است و هم فضای کمتری اشغال می‌گردد.

یک فایل اداری خوب چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد؟

• مقاومت فیزیکی بالا
• سهولت حرکت کشوها
• ابعاد و اندازه استاندارد
• طراحی  زیبا و خاص
• دارا بودن قفل مرکزی

مقاومت بالای فیزیکی:

یک فایل اداری مناسب می‌بایست قدرت تحمل وزن بالای برخی زونکن‌ها و مدارک را داشته باشد و کف کشوی آن ازمتریال با مقاومت بالا ساخته شده باشد.

سهولت حرکت کشوها

حتما برای شما هم پیش آمده که زمان باز کردن کشوهای قدیمی و یا فایلینگ‌های دارای کیفیت پایین، دچار مشکل شده باشید و ریل‌های فایل سخت جابه‌جا شوند. یکی از ویژگی‌های مهم فایلینگ‌ها داشتن ریل‌های خوب و استاندارد تمام بازشو یا نیمه‌ بازشو است. در واقع این ویژگی زمان صرف شده در استفاده از فایلینگ را کاهش می‌دهد.

ابعاد و اندازه استاندارد:

یکی دیگر از ویژگی‌های فایلینگ ابعاد استاندارد آن است. فایلینگ اداری علاوه بر نگهداری اشیاء جهت قراردادن زونکن نیز استفاده می‌شود. بنابراین کشوها می‌باست از لحاظ ابعاد متناسب با اندازه زونکن باشند. علاوه بر این بهتر است ارتفاع فایل اداری با میز کار متناسب باشد و فضای زیادی را در محیط اشغال نکند.

طراحی  زیبا و خاص:

کاربرد اصلی فایلینگ اداری در نگهداری اسناد و مدارک است اما باید به این نکته توجه داشته باشیم که فایلینگ نیز مانند سایر مبلمان اداری می‌تواند در زیبایی محیط نقش داشته باشد و جنبه تزئینی هم داشته باشد. مواردی از قبیل رنگ سایز، متریال و طرح خاص در زیبایی فایلینگ موثر است.

دارا بودن قفل مرکزی:

گاهی نیاز است برخی اسناد بصورت محرمانه نگهداری شوند و یا در صورت نیاز قابلیت قفل شدن داشته باشند بنابراین قفل مرکزی نیز یکی دیگر از ویژگی‌های کاربردی فایلینگ اداری است.

چند راهکار برای سازماندهی یک سیستم فایلینگ:

پس از آشنایی با انواع فایلینگ در ادامه با چند راهکار برای نحوه منظم نمودن و سازماندهی اسناد اداری و مکان‌یابی فایل‌های اداری آشنا می‌شویم:

• عادت‌های شخصی کارمندان را بشناسید:

به این فکر کنید که کدام کارمندان نیاز به دسترسی به فایل‌ها دارند، کجا کار می‌کنند و چه چیزی بر اساس وظایف کاری آن‌ها منطقی است. نحوه حرکت در فضای اداری، ارگونومی و اطلاعاتی که کارمندان لازم دارند به طور منظم به آن دسترسی داشته باشند در تصمیم‌گیری جهت انتخاب مکان فایلینگ موثر است. اطلاعاتی که مدام می‌بایست در دسترس باشند بهتر است در کشوهای میز باشد و اطلاعات دیگر که در طولانی مدت به آن‌ها نیاز است می‌توانند در فایل‌های مستقل در نقاط مشخصی از دفتر کار قرار گیرند. بسته به نوع رفتار و عادت کارمندان، این سیستم می‌تواند متفاوت باشد. آنچه برای یک فرد کار می‌کند، همیشه برای دیگری کار نمی‌کند.

اهمیت دسترسی برای کارمندانی که ممکن است نیازهای حرکتی داشته باشند را نادیده نگیرید، مثلا کمدهای بسیار بلند ممکن است برای برخی کارمندان به سختی قابل استفاده باشد.(منبع 2)

• خرید پوشه‌‌ و زونکن:

پوشه‌ و یا زونکن‌های زیبا و بادوام یک سرمایه‌گذاری هوشمندانه برای کسب و کارها به شمار می‌روند، پوشه‌ها یا زونکن‌های رنگی به راحتی قابل استفاده هستند و تشخیص آن‌ها ساده است. مثلا اگر تمامی فایل‌های مربوط به مشتری را در پوشه‌های آبی رنگ و اطلاعات مالی را در پوشه‌های قرمز رنگ قرار دهید، در زمان جستجو یا پرونده‌سازی به‌راحتی می‌توانید به اطلاعات مورد نظرتان که بر اساس رنگ دسته‌بندی شده‌اند دست پیدا کنید.

• اداره بدون کاغذ:

با پیشرفت تکنولوژی و فراوانی ابزارهای دیجیتال سازی، بسیاری از مشاغل به‌سمت دیجیتالی شدن تغییر مسیر داده‌اند. با سیستم‌های ذخیره‌سازی آنلاین و تراکنش‌های دیجیتالی که جایگزین پول نقد شده است، حذف کاغذ امری ممکن  کمک بسیاری به کم شدن کاغذ در محیط کار می‌کنند؛ IRS به‌نظر می‌رسد. علاوه بر این تصاویر دیجیتال کمک زیادی به کم شدن کاغذ در محیط کار می‌کنند. مواردی مانند رسید پول، چک‌های لغوشده، اوراق خرد و سایر مدارکی که لزومی به نگهداری اصل آن‌ها نیست، به‌راحتی می‌تواند اسکن و در کامپیوتر ذخیره گردد. بدین ترتیب در مواقع نیاز دستیابی به آن‌ها نیز سریع‌تر خواهد بود.

در فرآیند دیجیتالی سازی دقت کنید که مدارک دیجیتال واضح و خوانا باشند.(منبع 3)

کلام آخر:

به منظور نگهداری اسناد و مدارک اداری و نظم بخشیدن به محیط کار، نیازمند فایل اداری هستیم. استفاده از فایل اداری علاوه بر بهینه‌سازی فضای کار می‌تواند به محیط نیز جلوه‌ای زیبا ببخشد. در انتخاب فایل اداری بهتر است به سبک دکوراسیون اداری خود و مبلمان استفاده شده در فضا دقت کنید و طرح و رنگ فایل را با محیط هماهنگ نمایید.

منابع:

1. Simply Productive Organizing and Time Management Statistics. https://www.simplyproductive.com/2012/03/time-management-statistics/
2. IRS. "How Long Should I Keep Records? Https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/how-long-should-i-keep-records
3. U.S. Department of Justice https://www.ada.gov/regs2010/smallbusiness/smallbusprimer2010.htm.