تفاوت طراحی پلان باز و بسته اداری

• اهمیت طراحی داخلی در فضاهای اداری
• طراحی پلان اداری
• دفاتر با پلان باز (Open Office)
• دفاتر با پلان بسته (Close Office)
• نتیجه گیری

اهمیت طراحی داخلی در فضاهای اداری:

همانطور که در بالا اشاره شد، در جوامع امروز، افراد زمان زیادی از عمر خود را در محیط‌های کاری می‌گذرانند و فضاهای اداری به‌عنوان مسکن دوم افراد پذیرفته شده است. لذا طراحی این فضاها به اندازه طراحی فضاهای مسکونی اهمیت یافته‌ است. یک رابطه علت و معلولی بین طراحی داخلی ساختمان و رفتار انسانی وجود دارد(منبع 2). ایجاد محیطی که افراد در آن ضمن انجام فعالیت‌های شغلی روزانه، به آن فضا احساس تعلق داشته باشند و برای انجام وظایف در آن محیط انگیزه داشته باشند، یکی از اهدافی است که با دکوراسیون و طراحی پلان اداری قابل تحقق است.

طراحی پلان اداری:

طراحی پلان اداری با ساختمان‌های مسکونی و دیگر پلان‌ها متفاوت است؛ علت آن نیز تفاوت کاربرد فضاها می‌باشد. مثلا کاربری های اداری، بصورت معمول برای استفاده در طول روز تعریف شده اند و در اغلب موارد فضاهایی مانند اتاق خواب و یا حمام و... را ندارد. به همین جهت پنجره‌های محیط‌های اداری یا دفاتر تجاری بزرگتر در نظر گرفته می شود تا در طول روز، کارمندان از نور طبیعی بیشتری برخوردار باشند و ارتباط خود را با طبیعت از دست ندهند.

فاکتورهای طراحی فضای اداری:

عواملی مانند تعداد پارتیشن‌ها و ارتفاع آن‌ها، تراکم فضا، باز بودن فضا، قابلیت تنظیم و دسترسی به نور باعث بالا رفتن راندمان نیروی انسانی می‌شود(منبع 9 و 3). تحقیقاتی که در رابطه با کیفت محیط داخلی اداری انجام شده نشان می‌دهد که مولفه‌هایی مانند روشنایی محیط، کیفیت هوا، آکوستیک و آسایش حرارتی کارمندان، تاثیر زیادی در میزان بهره‌وری و راندمان کاری نیروی انسانی دارد.(منبع 8 و 11و 1)

قبل از آن‌که به توضیح در مورد دو رویکرد طراحی پلان بپردازیم به بررسی فضاهای اصلی اداری خواهیم پرداخت.

فضاهای اصلی اداری:

• فضاهای انحصاری
• فضاهای گروهی

فضاهای انحصاری:

• محفظه یا سلول: این فضا برای انجام کارهای محرمانه و اموری که به تمرکز بیشتر نیاز دارند، طراحی شده است.
• دفاتر شخصی: این فضا توسط دیوارها به طور کامل محصور شده است و از سایر فضاها جدا شده است. از این محیط یک یا دو کارمند می‌توانند استفاده کنند.
• اتاقک کار: این محیط، یک یا دو ایستگاه کار را در خود جای داده است و به وسیله صفحات عمودی جداکننده (دیوارها یا پارتیشن‌ها) از محیط پیرامون خود جداسازی می‌شود.
• ایستگاه‌های کار: که از سطوح کار، صندلی، میزها، و صفحات عمودی جدا کننده (دیوارها یا پارتیشن‌ها) تشکیل شده است.

فضاهای گروهی:

این فضا برای افرادی که کار تیمی و گروهی انجام می‌دهند، مناسب است و شامل بخش‌های زیر است:

• مراکز ملاقات: در ایستگاه‌های کار، ملاقات‌های غیر رسمی صورت می‌گیرد.
• نواحی ملاقات: فضاهای آزاد که در آن‌ها مبلمان ملاقات رسمی و مبلمان راحتی وجود دارد.
• اتاق‌های ملاقات: فضاهای محصور که در آن‌ها مبلمان ملاقات رسمی و مبلمان راحتی وجود دارد.

در طراحی پلان اداری دو رویکرد وجود دارد:

• رویکرد اول سنتی است؛ در این روش تمامی فضاهای موجود در پلان از جمله اتاق مدیریت، اتاق کارمندان، لابی، ورودی، آبدارخانه و سایر فضاها توسط دیوار یا پارتیشن‌های جدا کننده سقفی از یکدیگر جدا شده اند.
• رویکرد دوم پلان اداری باز است. در این شیوه طراحی پلان، معمولا اتاق مدیریت به همراه سرویس بهداشتی و آبدارخانه، دارای دیوار جداکننده است و فضای باقی‌مانده به صورت باز در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.

این دو رویکرد را از این پس دفاتر با پلان باز و دفاتر با پلان بسته می‌نامیم.

دفاتر با پلان باز (Open Office):

دفاتر با پلان باز به معنی داشتن فضایی باز و یکدست است و مرزی در آن وجود ندارد (منبع 5). در این نوع پلان‌ها طراح سعی کرده از دیوار و پارتیشن استفاده نکند و همان‌طور که ذکر شد تنها برای اتاق مدیریت و آبدارخانه از دیوارهای جداکننده استفاده می‌شود. ایده ابتدایی این نوع طراحی، توسط دو طراح و تولید کننده مبلمان آلمانی در سال 1960 به نام‌های ابرهارد و ولفگانگ مطرح شد. (منبع 7).

در واقع در پلان اداری باز، فضای اداری فشرده می‌شود، بنابراین سازمان‌ها می‌توانند بودجه خود را برای سایر خدمات فنی ضروری مانند تهویه مطبوع، نگهداری و هزینه‌های مصرف انرژی صرف کنند. در این رویکرد کارمندان می‌توانند آزادانه یکدیگر را ببینند و صدای یکدیگر را بشنوند، اما میزها بین تیم ‌های مختلف تقسیم می‌شوند. در این حالت اگر میزها به‌یکدیگر متصل باشند می‌توان با پارتیشن تک‌جداره آن‌ها از هم جدا نمود. ارتفاع این جداکننده‌ها می‌تواند هم کوتاه باشد تا فقط حالت جداکنندگی فیزیکی داشته باشد و هم بلند باشد تا از نظر بصری هم جداکننده باشد.

دفاتر با پلان بسته (Close Office):

پلان بسته که همان رویکرد سنتی در طراحی اداری است، درواقع پلان رسمی در طراحی فضاهای اداری محسوب می شود. طراحی ساختمان‌های اداری به شیوه پلان بسته مساحت زیادی از فضا را اشغال می‌کند.

در طراحی پلان اداری به شیوه پلان بسته، دیوارها و یا پارتیشن‌های سقفی، فضا را تقسیم و جداسازی می‌کنند و هر فرد برای خود اتاق مستقلی دارد  (منبع 4 و 6 و 10).

مزایای فضای اداری با پلان باز:

• بهبود روابط اجتماعی و افزایش تعاملات بین کارمندان
• به اشتراک گذاری دانش در بین کارکنان
• انعطاف‌پذیری
• استفاده حداکثری از فضا
• ایجاد محیط کاری برابر از نظر سلسله مراتب
• افزایش بهره‌وری کارمندان(منبع 8)
• وجود نور طبیعی بیشتر در محیط اداری

معایب فضای اداری با پلان باز:

• کاهش تمرکز افراد در صورت رفت و آمد و سرو صدای زیاد
• عدم تطبیق شرایط آسایش مانند دما و روشنایی بنابر سلیقه شخصی افراد
• رضایت کمتر کارمندان درون‌گرا از محیط‌های شلوغ و امکان کاهش بهره‌وری کاری

مزایای دفاتر با پلان بسته:

• حریم خصوصی کارمندان و تمرکز راحت‌تر کارمندان روی وظایفشان
• وجود عوامل حواس پرتی کمتر

معایب دفاتر با پلان بسته:

• هزینه بالا جهت تفکیک اتاق‌ها
• عدم تبادل اطلاعاتی کارمندان
• کاهش همکاری تیمی و گروهی

نتیجه گیری:

دفاتر با پلان باز و بسته هر کدام مزایا و معایب خود را دارند. معمولا این دفاتربه هزینه بیشتری برای تجهیز و دکوراسیون داخلی نیاز دارند چون تمامی اتاق‌ها می‌بایست تهویه امکانات جدا داشته باشند. یکی از مزیت‌های پلان اداری بسته نسبت به پلان باز، احساس آرامش بیشتر کارمندان است چون جداسازی و تفکیک فضا، محیط آرام‌تری برای کار به کارمندان ارائه می‌دهد. هم‌چنین سرو صدای مزاحم در این دفاتر کمتر است.

 بسته به نوع فعالیت سازمان، روحیه کارکنان، بودجه‌بندی سازمان و سایر عوامل تاثیرگذار، می‌توان از هر کدام از دو رویکرد برای طراحی فضای اداری استفاده کرد.

منابع و مآخذ:

1. Abbaszadeh, S., Leah Zagreus, D. Lehrer, and C. Huizenga.(2006). Occupant satisfaction with indoor environmental quality in green buildings. Center for the built environment.

2. Abdellatif, M., & Al-Shamma’a, A. (2015). Review of sustainability in buildings. Sustainable Cities and Society, 14, 171–177.

3. Azagba, S. and Sharaf, M.F. (2012). The relationship between job stress and body mass index using longitudinal data from Canada. International journal of public health, 57(5).

4. Block LK, Stokes GS, 1989, Performance and Satisfaction in Private versus Nonprivate Work Settings. Environment and Behavior;

5. Brill M, Keable E, Fabiniak J,2000, The myth of open plan, Facilities Design and Management, 19(2), 36-39.

6. Crouch, A and Nimran, U. (1989). Perceived Facilitators and Inhibitors of Work Performance in an Office Environment. Environment and Behavior, 21(2).

7. Hundert AT, Greenfield N,1969, Physical space and organizational behavior: A study of an office landscape, Proceedings of the 77th Annual Convention of the American Psychological Association (APA);601-602.

8. Kosonen, R, Ahola, M, Villberg, K, and Takki, T. (2011). Perceived IEQ conditions: Why the actual percentage of dissatisfied persons is higher than standards indicate? In, 75-88. Berlin, Heidelberg: Springer Berlin Heidelberg.

9. Maher, A. and von Hippel, C. (2005). Individual differences in employee reactions to open plan offices. Journal of Environmental Psychology, 25(2).

10. O'Neill, MJ and Carayon, P.(1993). The Relationship between Privacy, Control, and Stress Responses in Office Workers. Proceedings of the Human Factors and Ergonomics Society Annual Meeting,37(7).

11. Rho, Jung- Hee, 2008, Relationships between Employees and their Nomadic, Non- Territorial Work Environment. Australia, Queensland, Brisbane: Queensland University of Technology, Faculty of Build Environment and Engineering, Submitted for M.A. Degree.