اصول فضاسازی در محیط‌های اداری

• طراحی فضای پذیرش
• اتاق مدیریت
• اتاق کنفرانس
• تقسیم بندی فضای اداری
• راهکارهایی برای تمرکز و آرامش بیشتر
• راهکارهای ساده مبتنی بر فناوری

طراحی فضای پذیرش

1. نخستین بخشی که ارباب رجوع در مراجعه به دفتر شرکت با آن روبه‌رو می‌شود، فضای پذیرش است. بخش ریسپشن یا پذیرش، منعکس‌کننده کاراکتر و شخصیت برند تجاری‌تان است و به عنوان ویترین برند شما تلقی می‌گردد؛ ممکن است برخی افراد با این موضوع موافق نباشند، اما واقعیت این‌ است که بسیاری از مراجعین، اتاق کنفرانس یا مدیر عامل را نمی‌بینند بلکه فقط بخش ریسپشن را مشاهده می‌کنند.  بنابراین از طراحی خاص و منحصر به فرد بخش پذیرش غافل نشوید.

اتاق مدیریت

2. اتاق مدیریت قلب تپنده یک شرکت است. امور مهمی نظیر برگزاری جلسات کاری، انجام مذاکره های سطح بالا، بازدیدها و... همگی در این اتاق انجام می‌شود. بنابراین ضروری است که به مبلمان و دکوراسیون فضای داخلی آن توجه ویژه‌ای شود.

اتاق کنفرانس

3. طراحی اتاق کنفرانس می‌‌تواند به شکل نیم دایره، بیضی شکل یا مستطیل باشد؛ در انتخاب هر کدام از این چینش ها، راحتی شرکت‌کنندگان در جلسه را در نظر داشته باشید. تمامی افراد باید به‌راحتی سخنران و محتوای آماده شده توسط وی را ببینند و صدای او را بشنوند. بهتر است اتاق کنفرانس عایق صوتی باشد تا صداهای ناخواسته فضاهای اطراف، مزاحم تمرکز افراد نشود.

تقسیم بندی فضای اداری

4. برای چیدمان فضاهای شرکت‌تان می‌توانید از دو سناریوی عمومی و نیمه‌عمومی استفاده کنید؛ فضاهایی که نیازمند ارتباط با مشتری هستند را نزدیک‌تر به درب ورودی و در دسترس همگان قرار دهید و برای فضاهایی که نیاز به تمرکز ‌بیشتر و ارتباط کمتر با مراجعین دارند، از سناریوی نیمه‌عمومی استفاده کنید، این فضاها نسبت به ورودی فاصله بیشتری دارند.

5. به روابط بین فضاها بر اساس ارتباط کارمندان توجه کنید، بهتر است فضاهایی را مجاور یکدیگر قرار دهید که کارمندان آن، اهداف شغلی مشابه یا نزدیک به‌هم دارند. اگر کارمندان نیاز به تمرکز کمتر و کار گروهی بیشتری دارند، می‌توانید برای تقسیم بندی فضا از پارتیشن‌های با ارتفاع کمتر (مثلا تا 160 سانتی‌متر) استفاده کنید.

6. زمانی که تعداد کارمندان شرکت شما از 20 نفر بیشتر شود، بهتر است فضای کاری کارمندان هر بخش بر اساس نوع و میزان فعالیت‌شان، از یکدیگر مجزا شود. این تفکیک می‌تواند فقط فیزیکی باشد و فضاها از نظر بصری به یکدیگر مرتبط بوده و دید داشته باشند؛ پارتیشن‌های اداری فریم‌لس انتخاب خوبی برای این هدف می‌باشند.

7. فضاهای کاری چند منظوره را در طراحی دفتر مدرن خود بگنجانید تا کارهای انفرادی یا مشترک و اهداف متعدد را بتوانید انجام دهید.

8. برای ایجاد انعطاف‌پذیری، تهویه‌ بهتر هوا، افزایش نورگیری طبیعی فضاها و کاهش هزینه‌ها، بهتر است فضاهای محصور و بسته محیط کار، نهایتا 45 درصد کل مساحت محیط باشد.

9. پیشنهاد می‌کنیم فضاهای بسته در محیط‌های اداری به مدیران ارشد و یا افرادی که حداقل 3 تا 4 ساعت در روز جلسه دارند، اختصاص داشته باشد. البته گزینه موثرتر، اتاق کنفرانس مخصوص است تا تمامی جلسات، آن‌جا برگزار گردد.

10. فضاهای محصور و بسته بهتر است در مرکز پلان محیط‌های اداری باشند تا نور طبیعی را از بقیه فضاها دریافت کنند. پارتیشن‌های اداری شفاف یا مات، گزینه خوبی برای انتخاب هستند.

11. راهروها را نادیده نگیرید؛ پیشنهاد می‌شود متناسب با کارکردهای فضا، درصدی از فضاها را به فضاهای گردش مانند راهروها اختصاص دهید.

12. برای ایجاد انعطاف‌پذیری، می‌توانید از رویکرد مدولار برای طرح ریزی فضاها استفاده کنید. یعنی فضاهایی را طراحی کنید که به صورت شبکه‌ای و شطرنجی باشند.

13. برای فعالیت‌های تیمی، از محیط‌های کاری با پلان باز استفاده کنید تا مشارکت و هم‌فکری به حداکثر برسد. طرح‌های دفاتر اداری پلان باز تلاش دارند که ارتباط عملکردی را در میان کارمندان افزایش دهند؛ این امر با استفاده از حذف موانع فیزیکی حاصل می‌شود. یک محیط اداری با طرح باز، تعامل و ارتباط بیشتری میان افراد ایجاد می‌کند و در این پلان‌ها شاهد سطوح بالای ارتباط کلامی بین کارمندان و کارفرمایان هستیم.

14. طراحی پلان می‌تواند فعالیت‌محور باشد؛ بر این اساس بهتر است فضا با تراکم بالا و ایجاد تعادل میان فضاهای خصوصی، مشترک و فضاهای همکاری، طراحی شود. هم‌چنین فضای لازم برای فعالیت‌هایی که به تمرکز نیاز دارند، در نظر گرفته شود.

15. اندازه فضاهای پشتیبانی و خدماتی کوچک‌تر را طوری برنامه ریزی کنید که بتوانند با ایستگاه‌های کاری برای افراد قابل تعویض باشند.

16. در دکوراسیون دفتر یا شرکت‌تان، نقطه کانونی ایجاد کنید. نقطه کانونی در هر فضایی باعث می‌شود توجه به دیگر دیوارهای محیط کار به حداقل برسد. پس با طراحی دیوار کانونی خلاقانه و دکورهای متفاوت یا استفاده از کاغذ دیواری مناسب در پشت میز کار می‌توانید این کار را انجام دهید.

17. یکی از نکات جالب در مورد مغز انسان این است که تمایل دارد اطلاعات محیطی که در آن قرار دارد را به ساده­ترین شکل ممکن پردازش کند؛ بر این اساس برای فضاسازی محیط اداری‌تان، در فضا ریتم ایجاد کنید تا باعث شود چشم در سراسر محیط حرکت کند و اطلاعات را به آسانی دریافت و پردازش کند.

18. هرچه مسیر رفت و آمد و راهروها خلوت‌تر باشد، از نظر نظم بصری کارمندان احساس آرامش بیشتری خواهند داشت.

19. تعادل، که به معنای چیدمان متوازن بصری عناصر داخلی فضاست، یکی از بایدهای طراحی داخلی است که درک اطلاعات محیط را برای‌ ما آسان و بدون دردسر می­کند تا در آن حس آرامش داشته باشیم. بنابراین، از ایجاد تعادل در فضاسازی محیط اداری غافل نشوید.

20. وجود یک فضای نشیمن راحت یا حتی مبلمان راحتی در بخشی از محیط اداری، برای زمان‌هایی که کارمندان از نشستن‌های طولانی پشت میز کار خسته شده‌اند، می‌تواند انرژی از دست رفته را به آن‌ها برگرداند. برخی از صاحبان مشاغل معتقدند ایجاد اتاق استراحت در دفتر کار هیچ تاثیری بر بهبود کسب و کار آن‌ها ندارد. اما بر اساس مطالعه‌ای که مجله فوربز به آن اشاره می‌کند، کارمندانی که در ساعات کاری‌شان استراحت می‌کنند، نسبت به سایر همکاران خود که استراحت نمی‌کند، بهره‌وری بیشتر و استرس کمتری دارند.

راهکارهایی برای تمرکز و آرامش بیشتر

21. در شرکت‌هایی که فضاهای کوچک و کارمندان زیادی دارند، استفاده از راهکارهایی نظیر بالکن سبز می تواند علاوه بر گردش هوا، خستگی کارمندان را هم کاهش دهد.

22. برای استفاده بهینه از فضای بالکن شرکت‌تان، گلدان‌های آویز سقفی را فراموش نکنید. آن‌ها در کنار باغچه دیواری، جلوه باغ کوچک بهشتی را برای‌تان فراهم می‌کنند.

23. برای ایجاد حواس پرتی کمتر و کار موثرتر از پارتیشن‌های اداری استفاده کنید تا علاوه بر حفظ حریم خصوصی، عایق سر و صدا هم ایجاد کنید. این مورد بر روی کارایی کارکنان تاثیر به‌سزایی دارد.

24. بهتر است فضاهایی که به تمرکز بیشتر احتیاج دارند، مانند طراحی و برنامه نویسی،  از بخش های فروش جدا شوند؛ برای تفکیک این فضاها می توانید بر حسب علاقه از پارتیشن های شفاف یا نیمه شفاف کمک بگیرید. پارتیشن های نیمه شفاف یا مات نور را از خود عبور می دهند اما در عین حال حریم بصری برای کاربر استفاده کننده از فضا ایجاد می‌کنند.

25. اگر به دنبال ظاهر طبیعی، گرم و پراحساس هستید، پارتیشن‌های چوبی همان چیزی است که به آن نیاز دارید. پارتیشن اداری با چوب‌های رنگ ملایم و سبک، فضا را روشن و بازتر نشان می‌دهند و بالعکس پارتیشن‌های اداری با چوب‌های تیره و لکه‌دار، فضا را دراماتیک و دارای عمق نشان می‌دهند.

26. نور طبیعی به کاهش فشار چشم کمک می‌کند و می‌تواند کارکنان را هوشیارتر کند. این  مورد به کارمندان کمک می‌کند تا به طور موثر کار کنند و خطاها را کاهش دهند. پارتیشن‌های شیشه‌ای چه شفاف باشند چه مات، برای تقسیم فضاهای کار، انتخابی عالی هستند، چون فضا را روشن و پرنور باقی نگه می‌دارند.

27. اگر سروصدا در محیط کاری‌تان زیاد است و به دنبال محیطی آرام هستید، پارتیشن‌های صفحه آکوستیک همان انتخابی‌ست که به آن نیاز دارید. از بین دو نمونه پارتیشن اداری دوجداره و تک‌جداره، نوع دوجداره آن به دلیل فاصله‌هایی که در میان جداره‌ها وجود دارد، قابلیت ایجاد عایق صوتی دارد. فاصله بین جداره‌ها معمولا با استفاده از فوم سایلنت یا پشم سنگ یا فوم های ضد صدا پوشانده می‌شود تا خاصیت آکوستیکی در این پارتیشن‌ها ایجاد شود.

28. بهتر است برای فضاهای کار تیمی پارتیشن‌های کوتاه و فضاهایی که به آرامش و تمرکز نیاز دارند، پارتیشن‌های بلند تا سقف، انتخاب کنید.

راهکارهای ساده مبتنی بر فناوری

29. اگر می خواهید در طراحی فضای اداری خود از راهکارهای فناورانه استفاده کنید،  پارتیشن شیشه ای هوشمند ایده جالبی برای فضاهایی‌ست که می‌خواهید دید به بیرون را تنظیم کنید. زمانی که نیاز به ایجاد حریم بصری دارید، با استفاده از ریموت، پارتیشن شیشه‌ای شفاف را به مات تبدیل کنید. این نمونه پارتیشن‌ در اتاق‌های کنفرانس قرارهای تجاری نیز کاربرد خوبی دارد.

30. استفاده از وایت بوردهای هوشمند نیز می تواند راهکار دیگر مبتنی بر فناوری باشد که امکان پرینت محتواهای نوشته شده بر روی وایت بورد را برای افراد فراهم می کند؛ در غیر اینصورت، اختصاص بخشی از دیوار به وایت بورد آهنربادار برای قرار دادن یادداشت‌ها و تصاویر می‌تواند ایده جالبی جهت ارتباط بیشتر کارمندان و یادآوری فعالیت‌ها و قرارها باشد. همچنین داشتن یک تخته وایت‌بورد جهت تحلیل و اشتراک اطلاعات، جذاب به‌نظر می‌رسد. برخی پارتیشن‌های اداری شیشه‌ای قابلیت تبدیل شدن به وایت‌بورد را نیز دارند.