• چرا یک فضای کار مشترک در شرکت ایجاد کنیم؟
• مزایای انسانی فضای کار مشترک
• توسعه تجاری
• چیدمان فضای کاری مشترک
• تجهیزات اداری و ابزارهای مشارکتی
• انتخاب میز و صندلی راحتی مناسب برای فضای کاری
• مبلمان اداری اضافی در فضای مشارکتی 
• ابزارهای قدرتمند IT مشترک

نیازهای فضای مشارکتی بسته به شرکت متفاوت است: تعداد کارمندان حاضر در پلت فرم، سطح فضای کار مشترک، تعداد موقعیت هایی که باید ایجاد شوند، حرکت در فضای کاری، چیدمان هر دفتر و تجهیزات و مبلمان اداری موجود در دسترس در هر شرکتی متفاوت است.

چرا یک فضای کار مشترک در شرکت ایجاد کنیم؟

کارمند برای انجام امور و وظایف روزانه خود به امکانات و دسترسی هایی نیاز دارد. برخی از این امکانات عبارتند از:

• تجهیزات کامپیوتری.
• دسترسی به وب و ابزارهای آنلاین آن: داده ها، فایل ها، نرم افزار، پیام رسانی و غیره.
• فایل های فیزیکی و اسناد ذخیره شده در سایت.
• مکانی برای غذا خوردن یا استراحت. 
• میز کار.

هر دفتر می تواند به یک شخص اختصاص داده شود یا بسته به زمان حضور کارمندان مختلف، آزادانه در دسترس باشد. این فضای کاری مشترک که پلتفرم مشارکتی نیز نامیده می شود، در طول سال ها به نقطه مرکزی فعالیت شرکت تبدیل شده است. با ایجاد فضاهای کاری مشترک می توانید صرفه جویی زیادی در هزینه های اولیه مانند تجهیزات و مبلمان اداری و همچنین هزینه های دیگر مانند پارتیشن بندی و جداسازی فضاها داشته باشید.

مزایای انسانی فضای کار مشترک

یک پلت فرم و فضای همکاری مشترک مزایای بسیاری را برای شرکتی که این نوع چیدمان و استفاده از فضا را انتخاب می کند. کار تیمی بر روی یک پلت فرم و در یک فضای مشترک اداری موارد زیر را بهبود می بخشد و تاثیر چشمگیری در افزایش آنها دارد:

• بهره وری
• تبادل اطلاعات
• پیوندها و روابط بین کارکنان
• کیفیت فضای کاری
• دسترسی به اسناد و اطلاعات
• ارزش گذاری برای هر کارمند
• جلوگیری از انزوای احتمالی یک کارمند

همچنین حفظ حریم خصوصی هر کارمند مهم است؛ بنابراین، ما می توانیم در داخل پلت فرم فضای کاری مشترک، فضاهای کم و بیش بسته ایجاد کنیم. در این صورت این فضاهای اختصاصی با نیازهای مختلف کارکنان، به ویژه از نظر حریم خصوصی و در عین حال تعاملات و تبادل اطلاعات سازگار خواهند شد.

توسعه تجاری

ایجاد یک پلتفرم کار مشترک باعث ارتقای تجاری شرکت می شود. فضای کار مشترک نه تنها مترادف با کار است، بلکه مکانی برای ساعات لذت بخش در محل کار است؛ بنابراین این راه حل هم برای شرکت و هم برای تیم کاری سودمند است. فضای کاری مشترک ایجاد شده باید انتقال دهنده ارزش های شرکتی باشد و هماهنگ با طراحی و دکوراسیون داخلی سایر قسمت ای شرکت هماهنگ باشد. از دیگر مزایای ایجاد فضای کاری مشترک، بازسازی مدرن فضاها یا اماکن فرسوده به شیوه مدرن است. فضاهای فرسوده یا بلااستفاده در شرکت را می توانند به بهترین وجه مورد استفاده قرار داد. با قرار دادن مبلمان اداری مدرن می توان به این فضا جلوه خاص تری بخشید.

چیدمان فضای کاری مشترک

چیدمان و طراحی انجام شده در چارچوب یک پروژه برای ایجاد فضای کار مشترک در شرکت از سه مرحله اساسی عبور می کند:

1. بهبود محل کار:

بازخوردهای ناشی از چیدمان فضای کار مشترک، شیوه کار در شرکت را کاملاً متفاوت می کند و باعث می شود انگیزه و بهره وری کارمندان افزایش یابد. این امر مستلزم یک بازنگری اساسی در چیدمان داخلی است: تعریف بخش های کاری، کار بازسازی داخلی، انتخاب بخش های مربوط به هر کارمند، اطلاعات به کارکنان و غیره.

2. مکان جدید:

 حذف پارتیشن های قدیمی، نصب سازه های متحرک برای تعیین محدوده های با حریم شخصی، تامین نور، گردش در داخل پلت فرم، نصب دفاتر جدید و مدیریت فناوری اطلاعات. این عملیات را می توان با همکاری یک دکوراتور داخلی یا یک تامین کننده اداری متخصص در ایجاد مکان های کاری مشترک انجام داد.

3. دکوراسیون و فضای مشارکتی:

پروژه باید با تصویر و ارزش های منتقل شده توسط شرکت مطابقت داشته باشد. انتخاب رنگ ها می تواند شبیه به رنگ های گرافیکی لوگوی سازمان باشد. مبلمان اداری و متریال انتخاب شده باید مبتکرانه، مدرن و کاربردی باشد. این مجموعه باید باعث شود که کارمندان بخواهند در آنجا مستقر شوند و به سرعت امتیازات جدید خود را برای کارایی بهتر در کار کسب کنند.

تجهیزات اداری و ابزارهای مشارکتی

هنگامی که مکان فضای مشارکتی در فضای اداری انتخاب شد، مرحله بعدی شامل انتخاب است:

• میز و صندلی های اداری راحت متناسب با چیدمان محل و نیازهای کارمندان. ترجیحا می توانید از میز و صندلی های ارگونومیک استفاده کنید.
• مبلمان اداری اضافی مانند کمد، فایلینگ، کردنزا، میز جلسه، صندلی جلسات و غیره.
• ابزارهای IT مشترک برای گروه و پوشه‌های مشترک آن، ایجاد پلتفرم و سرورهای مجازی مشترک.

انتخاب میز و صندلی راحتی مناسب برای فضای کاری

با چیدمان مجدد محل، انتخاب دفاتر کار بر اساس چندین معیار انجام می شود:

•          دفاتر انفرادی با صندلی راحتی.

•          دفاتر ویژه فناوری اطلاعات.

•          دفاتر مختلط: فناوری اطلاعات و فضای شخصی.

•          میز و صندلی های بلند با عملکردهای مختلف که برای چندین کارمند مورد استفاده قرار می گیرد.

هر دفتر با توجه به استفاده از آن توسط کارمندان مختلف بهینه شده است. سوالات زیادی در هنگام انتخاب مبلمان اداری باید پرسید. آیا تیم به یک میز مستقیم با بازگشت یا راه حل مدولار نیاز دارد؟ آیا پارتیشن بندی ضروری است؟

یک دفتر مدولار این مزیت را دارد که با تعداد افراد سازگار شود. همچنین مهم است که به فضاهای واقع در گوشه و کنار فضای مشارکتی فکر کنید. می توانید در گوشه های فضای مشارکتی یک میز مربع نصب کنید تا فضای تلف شده را محدود کنید. بدین ترتیب از فضای پرت شده به نحو احسنت استفاده نموده اید.

در مورد صندلی های اداری، این صندلی ها باید راحت و سازگار با مورفولوژی های مختلف کاربران باشند؛ بنابراین طراحی آنها باید از کیفیت بالایی برخوردار باشد تا در برابر تنظیمات متعدد در ارتفاع یا شیب مقاومت خوبی داشته باشد. همانطور که قبلا ذکر نمودین ترجیحا این صندلی ها ارگونومیک باشند تا از آسیب های فیزیکی کارمندان در دراز مدت جلوگیری شود.

برای مطالعه بیشتر در این زمینه می توانید مقالات زیر را مطالعه بفرمایید.

 صندلی اداری مناسب برای افرادی که کمر درد دارند کدام است؟

کدام مبلمان ها برای هر محیط اداری ضروری هستند؟

مبلمان اداری اضافی در فضای مشارکتی

با وجود توسعه دیجیتال و امکان ذخیره فایل ها و اسناد به صورت الکترونیک، هنوز هم فایل ها و کمدهای اداری محبوبیت خود را حفظ نموده اند این محفظه های کشویی مفید برای نگهداری اسناد کاغذی و زونکن ها بسیار مفید هستند. همچنین برای نگهداری وسایل اضافی روی میز و مرتب نمودن میز کار نیز از فایلینگ های اداری بهره برد. فایلینگ یا کردنزا در فضای مشترک اداری می توانند نزدیک میزهای کار و مبلمان اداری دیگر قرار بگیرند تا دسترسی به آنها برای کارمندان ساده باشد.

در آخر ایجاد کافه تریا و فضای استراحت به معنای قراردادن مبل و صندلی راحتی و میز قهوه خوری است که به سبک بقیه مبلمان انتخاب خواهند شد ضروری به نظر می رسد.

ابزارهای قدرتمند IT مشترک

فضای کاری مشترک باید سخت‌افزار و ابزار فناوری اطلاعات با کارایی بالا و کافی داشته باشد. ممکن است برخی از کارمندان به لپ تاپ مجهز باشند و برخی دیگر از رایانه های ثابت مشترک بین اعضای تیم استفاده کنند؛ اما نکته مهم این است که تجهیزات و مبلمان اداری به تعداد کافی برای نیازهای کارمندان وجود داشته باشد. علاوه بر کامپیوتر ابزارهایی مانند پرینتر، اسکنر و پریزهای برق نیز باید به اندازه نیاز در فضای کار مشترک کارمندان وجود داشته باشد.