دفتر هوشمند اداری و ویژگی های آن

• ویژگی های دفاتر اداری هوشمند
• مزایای دفاتر اداری هوشمند

دفاتر هوشمند مانند دفاتر عادی هستند با این تفاوت که از نظر فناوری با نیازهای کارکنان سازگار شده اند. این دفاتر فضاهای کاری هستند که بر اساس دیجیتالی شدن فرآیندها و فناوری پیشرفته طراحی شده اند، به گونه ای که تعامل بین ماشین و انسان به طور روزانه در جریان باشد. این قابلیت نشان دهنده فرصت های جدید از نظر سرعت انجام فرآیند، راحتی در فضای کاری می باشد و هم چنین شکل جدیدی از کنترل منابع و بهینه سازی زمان را نمایش می دهد.

کارکرد این دفاتر فناوری دقیقاً تأمین منابع کافی برای کارمند است تا فضای کار با او سازگار شود و نه برعکس. این امر نه تنها باعث تغییر در روند انجام وظایف کاری و پیشرفت پروژه های مشتری می شود، بلکه باعث می شود کارکنان در محیط کاری خود احساس رضایت و خوشحالی کنند.

 از نظر علمی ثابت شده است که فضا و محیط کاری انگیزشی، بهره وری کارمندان را به طرز چشمگیری افزایش می دهد.

از دیگر مزایای دفاتر اداری هوشمند در بهره وری انرژی است که به کمک حسگرهای محیطی نور، دما و تهویه به طور خودکار تنظیم می شوند که علاوه بر ایجاد راحتی و آسایش کارمندان، باعث صرفه جویی قابل توجهی در مصرف انرژی می گردد.

در ادامه به بررسی ویژگی های دفاتر اداری هوشمند می پردازیم:

ویژگی های دفاتر اداری هوشمند:

1- تکنولوژی به روز و ایده آل:

اگر عنصری وجود دارد که باید در یک دفتر اداری هوشمند غیرقابل تردید باشد و همواره وجود داشته باشد، آن عنصر دقیقاً فناوری پیشرفته است. در ادامه نمونه هایی از فناوری پیشرفته در دفاتر اداری و شرکت ها را ذکر خواهیم نمود:

• سنسورهای نور برای تشخیص حضور یا عدم حضور کارمندان.
• کنترل دما و تنظیم خودکار درجه حرارت محیط کار.
• اندازه گیری بلادرنگ فعالیت های اقتصادی مانند بازار سهام، کمپین های بازاریابی، فروش و غیره (سیستم بلادرنگ به سیستم هایی اطلاق می شود که در آنها درخواست ها باید در کمتر از زمان مشخص شده ای اجرا شوند.)
• وجود برنامه های مدیریت زمان و بهره وری برای کارمندان، با کنترل زمان، مستندات و تقویم ها.

علاوه بر جنبه های مثبت ذکر شده، باید گفت که در یک دفتر اداری هوشمند خودکارسازی نورپردازی نیز امکان تنظیم آن را فراهم می کند تا از خاموش شدن خودکار چراغ ها در مواقعی که نیازی به آنها نیست اطمینان حاصل شود.

مزیت دیگر مربوط به حسگرهای اینترنت اشیا است: به لطف آنها می توان اطلاعات مفیدی را جمع آوری کرد تا بفهمیم چند نفر در داخل ساختمان حضور دارند. به این ترتیب همانطور که گفته شد هم نورها و هم مصرف انرژی تنظیم می شود.

2- فضاهای منعطف و سازگار برای کارمندان:

فضای اداری منعطف نوعی از فضاست که به منظور ارائه مکان ها و روش های مختلف کار به کارکنان طراحی شده است. برخلاف دفاتر سنتی با میزهای ثابت و اختصاصی، کارمندان در فضای اداری انعطاف‌پذیر می‌توانند بخشی از دفتر را برای انجام امور شغلی انتخاب کنند که به بهترین وجه با نوع کاری که در آن زمان باید انجام دهند، مطابقت دارد.

فضاهای کاری منعطف را می توان به راحتی برای تطبیق با اهداف تجاری در حال تغییر، مجدد تنظیم و طراحی نمود، یا برای جا دادن تیم هایی با اندازه های مختلف، آن را کوچک یا بزرگ کرد. این نوع از فضای اداری پویا اغلب به گونه‌ای طراحی می‌شود که در ارتباط با سلسله مراتب کاری انعطاف‌پذیر استفاده شود که به تیم‌ها آزادی عمل می‌دهد که در کجا، چه زمانی و چگونه کار کنند.

همچنین یک دفتر مدرن و کاربردی که به طور خاص برای راحتی بیشتر کارمندان طراحی شده است، نه تنها بر روحیه کارمندان بلکه بر کیفیت کار و بهره وری کارمندان نیز تاثیر مثبتی خواهد داشت؛ بنابراین، یک دفتر هوشمند مجهز به مکان‌های استراحت، اتاق‌های ملاقات با تکنولوژی پیشرفته (با تخته‌های سفید دیجیتال و عناصر تعاملی و غیره) خواهد بود.

3- مبلمان اداری پیشرفته:

منظور از مبلمان اداری پیشرفته مبلمان اداری ارگونومیک و قابل تنظیم است. در یک دفتر اداری هوشمند میز اداری باید قابلیت تنطیم ارتفاع داشته باشد تا مطابق ابعاد بدن کاربران قابل تنظیم باشند. میزهای زیادی در بازار وجود دارند که قابلیت تنظیم ارتفاع را به صورت مکانیکی در اختیار کاربر قرار می دهند اما این تنظیم ارتفاع اگر به صورت الکتریکی باشد از دقت بیشتر بیشتری برخوردار است.

صندلی های ارگونومیک یکی دیگر از مبلمان هایی است که باید در دفتر هوشمند وجود داشته باشد؛ این صندلی ها از جنبه های مختلف (ارتفاع، عمق، بازوها، صندلی، پشتی سر و غیره) قابلیت هماهنگی با ارگونومی بدن انسان را دارند. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید مقاله صندلی های ارگونومیک چه ویژگی هایی دارند را مطالعه بفرمائید.

 4- پایداری:

استفاده از فناوری به طور مستقیم با احترام به محیط زیست و پایداری آن مرتبط است. یکی از واضح ترین نمونه ها کاهش قابل توجه کاغذ برای نامه ها، گزارش ها، یادداشت ها یا ارتباطات است. مورد دیگر مصرف انرژی های تجدید پذیر در دفاتر اداری است که به پایداری زیست محیط کمک می کند.

5- راحتی:

دفتر هوشمند طوری طراحی شده است که کارمند بتواند فضایی را بیابد که بهره وری را به حداکثر برساند. به همین دلیل، تفاوت این نوع دفتر کار با معمولی‌ها این است که در طراحی آن دقت خاصی به کار می‌رود تا اطمینان حاصل شود که جنبه‌هایی مانند دما، نور یا چیدمان مبلمان برای هر نوع کاری مناسب است.

طبیعتاً این ویژگی ها دارای جنبه های مثبتی هستند که بهره وری را افزایش می دهند. کارمند که راحت تر است، می تواند به طور تصاعدی سطح ظرفیت کاری و خلاقیت خود را افزایش دهد.

6- تسهیل ارتباطات درون شرکت:

در یک دفتر اداری هوشمند امکان تعامل بین بخش های مختلف شرکت وجود دارد، این قابلیت می تواند از طریق شبکه داخل فراهم گردد. طبیعتاً این تعامل منجر به ارتباط سریعتر و مستقیم تر می شود. همچنین فضای فیزیکی باید طوری طراحی شود که همه این عناصر را یکپارچه کند تا روال های تولیدی بین کارکنان جریان یابد؛ بنابراین، یک دفتر اداری هوشمند باید بستر و زیر ساخت های انجام کنفرانس های ویدئویی، چت های آنلاین یا دسترسی به اطلاعات مشترک سازمان را داشته باشد.

مزایای دفاتر اداری هوشمند:

• دفاتر اداری هوشمند عملکرد کسب و کار را بهبود می بخشند: زیرا فناوری های جدید و خدمات رایانه ای به عنوان مکمل کار انسان هستند. به این ترتیب شرکت هایی که این ابزارها را در خود جای می دهند به اتوماسیون کارهای تکراری دست می یابند و به کارمند اجازه می دهند تا روی کارهای خلاقانه تری تمرکز کند در نتیجه مزایای شرکت افزایش یابد.
• بهبود ارتباطات یکی از ابزارهای اصلی که در این نوع شرکت ها گنجانده شده است. تماس تصویری و ارتباطات آنلاین امکان برقراری ارتباط سریع و موثر را برای کارمندان فراهم می کند. بدین ترتیب رفت و آمدهای غیر ضروری درون سازمانی کاهش می یابد و در وقت کارمندان صرفه جویی می شود.
• دفتر اداری هوشمند به ایجاد برند شرکت کمک می کند زیرا هم کاربر نهایی محصولات یا خدمات شرکت و هم خود تامین کنندگان احساس می کنند که کسب و کار بر روی تکنولوژی مدرن و ایجاد آسایش بیشتر سرمایه گذاری می کند و این باعث افزایش اعتماد مشتری می شود؛ بنابراین فناوری های جدید را باید به عنوان سرمایه گذاری در جنبه های مختلف نگریست.
• دفتر هوشمند اداری رضایت کارکنان را ارتقا می دهد زیرا به آنها اجازه می دهد زمان صرف کارهای کمتر مهم را کاهش دهند و بر روی موارد کاری مهم تر تمرکز کنند. این مورد راهی برای بهبود روابط یک شرکت با کارکنان است به این دلیل که کارمندان وظایف خود را با صرف انرژی و زمان کمتر انجام می دهند.