هنر ظریف مرتب کردن میز کار
یک میز کار مرتب و سازماندهی شده به ایجاد انرژی ذهنی مثبت کمک می‌کند و میتواند اشتیاق شما برای انجام وظایف روزانه را افزایش دهد. میز کار باید طوری باشد که شما از نشستن پشت آن و ساعت‌های طولانی کارکردن لذت ببرید. نامرتبی و بهم‌ریختگی میز کار باعث خستگی و کاهش انرژی شما می‌گردد. در این مقاله 10 توصیه کاربردی جهت مرتب نمودن میزکار ارائه خواهیم نمود.
- برای هرچیزی جایی مشخص کنید
- از فایل‌ها، بوفه‌های اداری و کردنزا بیشتر کمک بگیرید
- قبل از ترک محل کار میز را مرتب نمایید
- از شر وسایل اضافی خلاص شوید
- تا جایی که میتوانید دیجیتالی کار کنید
- با گردش کار خود پیش بروید
- به‌هم ریختگی بصری را کاهش دهید
- همیشه یک فضای خالی باقی بگذارید
- زیر میز خود را نیز مرتب نگه دارید
- یک وسیله برای شادیتان روی میز کافیست
چرا باید میز کارمان مرتب باشد؟
داشتن ظاهر حرفه‌ای بسیار مهم است. همان‌طور که به لباس پوشیدن و آراستگی ظاهر خود اهمیت می‌دهیم، منظم بودن محیط اطراف و میز کار نیز مهم است. افراد مشغول در یک سازمان، عادات کاری یکدیگر را قضاوت می‌کنند و از دیگران انتقاد می‌کنند. اگر میز نامرتب همکارمان را ببینیم دو فکر به ذهنمان خطور می‌کند: اول اینکه این شخص در سایر جنبه‌ای شغلی خود نیز به همین صورت نامنظم و آشفته است و یا اینکه وی بیش از حد کار می‌کند و وقت کافی برای مرتب کردن ندارد. طبق تحقیقات احتمال تصور اول خیلی بیشتر است (منبع 1) . بنابراین داشتن میزی منظم و دور از به‌هم‌ریختگی، جدای از ایجاد حس آرامش برای خودمان، برای همکاران‌مان نیز حس خوبی خلق می‌کند.
نتایج یک نظرسنجی که در سال 2011 در کشورآمریکا انجام شده، نشان داد که به‌هم ریختگی در محل کار، بهره‌وری، ذهنیت، شادی و اعتماد به‌نفس افراد را آزار می‌دهد، زیرا بسیاری از آنها از نامرتب بودن خجالت می‌کشند و معتقد هستند از نامرتبی انرژی منفی دریافت می‌کنند. همچنین در این نظرسنجی مشخص شد زنان بیشتر از مردان تحت تاثیر نامرتب بودن قرار می‌گیرند(منبع 1).
در همین نظرسنجی در حالت معکوس یعنی مرتب بودن محیط و میزکار، افراد معتقد بودند وقتی همه چیز در جای خود قرار دارد و محیط منظم است، احساس خوبی به خودشان پیدا می کنند. تقریبا سه چهارم افراد گفته بودند زمانی که فضای کاری خود را سازماندهی می‌کنند، احساس موفقیت به آنها دست می‌دهد، در عین حال دارای اعتمادبه‌نفس و انگیزه و حس آرامش هستند و به نظر می رسد که بیشتر کنترل امور را در دست دارند.
نتایج تحقیقات نشان می‌دهد بیشترین چالشی که کارمندان آمریکایی در سازماندهی فضای کاری با آن مواجه هستند، مربوط به اولویت‌بندی آنچه باید ذخیره شود یا دور ریخته شود است (منبع 1). در ادامه همین پژوهش از کارمندان پرسیده شد بزرگترین دلایل یا بهانه‌ها برای جلوگیری از سازماندهی فضای کارکدامند؟ پاسخ آن ها جملاتی نظیر «وقت کافی ندارم» و «فضای کافی برای همه وسایل من وجود ندارد» بود.
از این دو بهانه برای نامرتب بودن، یک مورد قابل حل است. هر کارمند با داشتن فایل اداری یا میز کشودار، حداقل فضای لازم برای منظم نمودن میزکار و اطراف خود را خواهد داشت. ضمن اینکه برای نگهداری وسایل اضافی و پرونده‌ها می‌توان از انواع مختلف کردنزای اداری استفاده نمود.
در ادامه 10 توصیه برای مرتب نمودن میز کار ارائه شده است:
1. برای هرچیزی جایی مشخص کنید
مرتب کردن میز و محیط کار نباید کاری سخت و وقت گیر باشد. شاید زمان زیادی را صرف پیدا کردن راه و ایده هایی برای مرتب نگه داشتن اتاق کارتان کنید اما بدانید مؤثرترین قدم این است که هر چیزی در محیط کاری جای مخصوص خود را داشته باشد. به این ترتیب هنگام جستجوی وسایل مورد نیاز هم وقت کمتری صرف می‌کنید و مستقیما سراغ وسیله مورد نیاز می‌روید؛ البته به شرطی که همیشه آنها را سر جای خود قرار داده باشید و برای هر چیز جایی مشخص کنید.
2. از فایل‌ها بوفه‌های اداری و کردنزا بیشتر کمک بگیرید
برای رهایی از وسایل اضافی روی میزتان کافیست فضای مجزایی برای آنها در نظر بگیرید. وسایلی که به‌طور روزانه و مرتب به آنها نیاز ندارید را در فایل‌ها و کمدها قرار دهید تا میز کاری خلوت‌تری داشته باشید. بوفه‌های اداری چون عمودی هستند و مساحت زیادی از کف را اشغال نمی‌کنند، به‌خصوص برای اتاق‌های اداری کوچک بسیار مناسب هستند.کردنزاها می‌توانند در گوشه‌ای از اتاق قرار گیرند و با توجه به فضا و مساحت اتاق، ابعاد مختلفی از کردنزا میتواند انتخاب گردد. این کمد زیبای جادار علاوه بر نگهداری وسایل با طرح‌های منحصر به‌فرد و متریال چوبی‌اش، جلوه‌ای مدرن و خاص به محیط می‌بخشد.کردنزا یکی از مبلمان‌های اداری کم ارتفاع است بنابراین می‌توان از روی آن به عنوان میز جهت قراردادن چاپگر و سایر وسایل درشت‌تر استفاده نمود. یکی دیگر از انواع کردنزا، کردنزای متصل شونده به میز است. این کردنزا با ریل به میز اداری متصل میشود و مانند فایل اداری عمل می‌کند.
3. قبل از ترک محل کار میز را مرتب نمایید
سعی کنید همیشه قبل از خروج از محل کار، چند دقیقه‌ای را برای مرتب نمودن میزکارتان اختصاص دهید. پرونده‌های کاغذی را دسته‌بندی کنید. وسایل اضافی را در کشوها قرار دهید و روی میز را خلوت کنید. اگر به یادداشت های کاغذی برای کار فردا نیاز دارید آنها را در باکس کوچک جدایی قرار دهید تا کارهای ناتمامتان را فراموش نکنید. به این ترتیب صبح روز بعد از آشفتگی و سردرگمی در امان خواهید بود.
4. از شر وسایل اضافی خلاص شوید
اگر می‌خواهید میز کار خلوت و منظمی داشته باشید، اقلام غیر ضروری را بردارید و جای دیگری برای آنها پیدا کنید. حتی وسایلی که در طول روز یک بار به استفاده از آن نیاز پیدا می‌کنید، غیر ضروری محسوب می‌شوند. برای این‌کار از کشو، کمد یا فایل اداری کمک بگیرید.
5. تا جایی که میتوانید دیجیتالی کار کنید
کاغذ بزرگترین مقصر فضای کاری به‌هم ریخته است. انباشت و نگهداری پرونده ها، یادداشت‌ها و مدارک کاغذی حقیقتا کار دشواری است. اگر مدارک، سند کاغذی مهمی نیستند و میتوانید آنها را اسکن کنید و دور بریزید، حتما این کار را انجام دهید. دیجیتالی نمودن اسناد کمک خیلی بزرگی به باز شدن فضای ذخیره پرونده‌های غیرضروری می‌کند. اسناد را اسکن کنید و با نام و تاریخ مشخص در کامپیوتر خود ذخیره کنید. علاوه بر این جستجو در کامپیوتر و فایل‌های دیجیتالی شده بسیار آسان‌تر از جستجو بین کاغذهای شبیه به هم است.
در مورد تقویم‌های کاغذی و فهرست کارهایی که در روزهای هفته بر روی تقویم علامت می‌زنید، میتوانید از تلفن هوشمندتان استفاده کنید و حتی پیغام هایی را برای یادآوری جلسات و قرارهای کاری خود تنظیم کنید.
6. با گردش کار خود پیش بروید
بسیاری از افراد دوست دارند به سمت چپ گردش داشته باشند. به این معنی که علاقه دارند وسایلی مانند تلفن سمت چپ میز کارشان باشد و مواردی مانند خودکار، منگنه و اسناد تکمیل شده سمت راست میزشان باشد. بهترین راه برای سازماندهی میز کارتان بستگی به علاقه‌مندی شما برای گردش به چپ یا راست است. ترتیبات مختلف را آزمایش کنید و بهترین سازماندهی خاص خودتان را پیدا کنید.
7. به‌هم ریختگی بصری را کاهش دهید
حتی اگر میز کارتان منظم باشد اما وسایل زیادی برای جلب توجه روی میز باشد، باز هم فضای پیش رویتان آشفته به نظر می‌رسد. خیلی از کارمندن عاشق یادداشت‌های رنگی چسب‌دار هستند و آنها را روی میز و اطراف مانیتور خود قرار می‌دهند، باید گفت یکی دو تا از این یادداشت‌ها خوب است اما تعداد بیشتر باعث حواس پرتی میشود و تمرکز را دشوار می‌کند. به خصوص اینکه در طول روز لیست تمامی کارهای ناتمام یا یادداشت‌های غیرضروری مدام پیش چشم‌تان باشد.
8. همیشه یک فضای خالی باقی بگذارید
میز کار شما هر اندازه که باشد، اگر زمانی که نیاز دارید سندی را امضا کنید، نتوانید فضای خالی بر روی آن پیدا کنید، به این معنی است که میزتان نامرتب است. همیشه یک منطقه ممنوعه در میز کارتان باقی بگذارید و عادت کنید که در آن قسمت هیچ وسیله‌ای قرار ندهید. استفاده از قفسه‌های عمودی برای نگهداری اسناد کاغذی کمک می‌کند تا از سطح میز اداریتان بیشترین بهره را ببرید.
9. زیر میز خود را نیز مرتب نگه دارید
اهمیت فضای جلوی پا را دست کم نگیرید. سیم‌ها و کابل‌های زیر میز به آشفتگی فضا کمک می‌کنند. برای جلوگیری از گره خوردن و درهم تنیدگی کابل‌ها، از روکش‌های مخصوص و یا بست زیپی استفاده کنید.
10. یک وسیله برای شادیتان روی میز کافیست
ماری کوندو می‌گوید اشیائی که باعث شادیتان میشود مانند قاب عکس عزیزانتان یا وسایل تزئینی ونظایر آن ها را می توانید روی میز کارتان قرار دهید. اما دقت داشته باشید که میز را با تمامی این اشیاء پرنکنید. بهتر است یک یا دو وسیله را روی میز قرار دهید، تعداد بیشتر فقط باعث آشفتگی بصری می گردد.
منبع :
سوالات متداول
کاربرد کردنزا، فایل اداری و بوفه در واقع یکی است. تمامی آنها برای یک هدف یعنی نگهداری اشیاء ساخته شدهاند. بسته به اینکه وسایل قرار گرفته درون آنها تزئینی باشد یا اداری باشد (مانند زونکن) و... نام و کاربرد این کمدها متفاوت میشود. اگر به این موضوع علاقهمند هستید میتوانید مقاله کردنزا چیست را مشاهده کنید.
کردنزا یک کمد کشیده و جادار با ارتفاع کم و پایههای کوتاه است که جهت نگهداری وسایل استفاده میشود و بهصورت افقی روی زمین قرار گرفته است .
میز هر کارمند با توجه به نوع وظایف میتواند متفاوت باشد و ابعاد آن متغیر باشد. برای برخی فایل متصل به میز ضروریست و برای برخی دیگر خیر. برای این منظور به صفحه محصولات میز محیطآرا مراجعه کنید. همچنین میتوانید برای انتخاب بهترین میز کارمندی با کارشناسان محیط آرا تماس بگیرید تا برای انتخاب مناسبترین میزکار از خدمات مشاوره تخصصی رایگان محیط آرا استفاده کنید.
اشتراک گذاری